ANÁLISIS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA O AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Se refiere de acuerdo al análisis y apreciación del Dr. José Ruiz Roa al: "examen de la estructura administrativa o de sus componentes, para evaluar el grado de eficiencia y eficacia con el cual se están cumpliendo la Planificación, la Organización, la Dirección, la Coordinación, la Ejecución y el Control de los objetivos trazados por la empresa, para corregir las deficiencias que pudieran existir, tendiendo al mejoramiento continuo de la misma, optimizando la productividad hasta lograr la calidad total y su control, mediante la mejor utilización de los recursos disponibles, conforme a procedimientos encuadrados dentro de normas y políticas de la verdadera administración".

Por su parte Franklin, indica que: "la auditoria administrativa es la revisión analítica total o parcial de una organización con el propósito de precisar el nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y lograr una ventaja competitiva sustentable".

Se puede apreciar entonces como este resulta en un tema con plena vigencia, el cual debe ser del dominio del gerente de hoy, en el sentido de concientizar como marcha la organización desde un punto de vista global.

Objetivo del AGAD

En un sentido general, se orienta a la corrección de deficiencias en la organización empresarial y producir mejoras en el funcionamiento administrativo, para optimizar los tiempos, costos y alcanzar la calidad deseada.

Etapas del AGAD

El AGAD o Auditoria Administrativa presenta una etapa inicial de planificación, en la cual se lleva a cabo la reunión respectiva con la alta gerencia de la organización objeto del AGAD. Posteriormente se realiza el examen preliminar que incluye el recorrido por las instalaciones de la empresa, la aplicación de los cuestionarios y las entrevistas de rigor. Asimismo se debe contemplar lo relativo al examen del control interno determinándose las áreas críticas para proceder de ésta forma a llevar a cabo el examen en profundidad de las áreas que de acuerdo a los análisis previos presentan dificultad, independientemente del grado de dificultad que las afecte. Por último se extraen las conclusiones y recomendaciones que se presentarán con el Informe final.

Programa general para desarrollar un AGAD

1.     Constitución de la empresa: se verifica toda la documentación legal de la empresa para extraer los aspectos de mayor importancia.

2.     Posición de la institución: que ocupa en el ámbito nacional e internacional.

3.     Organización: estructura general por divisiones y departamentos.

4.     Objetivos, planes y políticas: se determina que estén definidos claramente y de forma precisa.

5.     Finanzas: se verifica el cumplimiento de la programación prevista.

6.     Control: se verifica la existencia de controles y frecuencia de elaboración.

7.     Recursos humanos: se verifica las políticas de personal y el manejo del mismo.

8.     Medios físicos: determinación de los medios físicos existentes y la razonabilidad de la inversión realizada en este sentido.

Informe final del AGAD

En principio este debe presentar como características fundamentales: ser oportuno, conciso, simple y claro de entender, con el mayor grado de exactitud, constructivo, útil para la toma de decisiones, basado en evidencias e integral en cuanto a su contenido.

La estructura general de dicho informe debe contemplar: Síntesis, Objetivos, Elementos técnicos considerados, Procedimientos aplicados, Observaciones, Propuestas, Colaboración del personal de la empresa y Anexos.

AUDITORIA DE GESTION: ECONOMIA, EFICIENCIA Y EFICACIA

La  auditoría de gestión se dirige, en forma selectiva, a actividades y materias que, desde el punto de vista económico o por sus características, se considere conveniente, para lo cual se tomarán como base, los siguientes elementos:

Economía

Se refiere a los términos y condiciones bajo los cuales se adquieren y utilizan los recursos humanos, financieros y materiales, tanto en la cantidad y calidad apropiadas, como al menor costo posible, y de manera oportuna.

Es decir:

• los recursos idóneos;
• en la cantidad y calidad correctas;
• en el momento previsto;
• en el lugar indicado; y
• al precio convenido.

Para que una entidad trabaje con economía, es necesario que, respecto a los activos fijos tangibles, los inventarios, los Recursos financieros y la fuerza de trabajo; no se compre, gaste y pague más de lo necesario.

Para conocer si se cumple lo antes expuesto, el auditor deberá comprobar, entre otros aspectos, si la entidad invierte racionalmente los recursos, a saber, si:

• utilizan los recursos adecuados, según los parámetros técnicos y de calidad;
• ahorran esto recursos o los pierden por falta de control o por deficiencias condiciones de almacenaje y de trabajo;
• utilizan la fuerza de trabajo adecuada y necesaria;
• los trabajadores aprovechan la jornada laboral, etc.; y
• si se emplean óptimamente los recursos monetarios y crediticios.

El análisis de los componentes del costo total también puede brindar información útil que permita determinar gastos excesivos, innecesarios e indebidos.

Eficiencia

Se refiere a la relación entre los recursos consumidos (insumos) y la producción de bienes y servicios. La eficiencia se expresa como porcentaje, comparando la relación insumo – producción con un estándar aceptable (norma). La eficiencia aumenta en la medida en que un mayor número de unidades se producen utilizando una cantidad dada de insumos.

Trabajar con eficiencia equivale a decir que la entidad debe desarrollar sus actividades siempre bien. Una actividad eficiente maximiza el resultado de un insumo dado o minimiza el insumo de un resultado dado.

Entre otros, debe lograr:

• que las normas de consumo o gastos sean correctas y que la producción o los servicios se ajustan a las mismas;
• que los desperdicios que se originen en el proceso productivo o en el servicio prestado sean los mínimos;
• que las normas de trabajo sean correctas;
• que se aprovechen al máximo las capacidades instaladas;
• que se cumplan los parámetros técnicos – productivos, en el proceso de producción o de servicio, que garanticen la calidad requerida; y
• Que todos los trabajadores conozcan la labor a realizar y que ésta sea la necesaria y conveniente para la actividad.

Debe tenerse en cuenta que la eficiencia de una operación se encuentra influenciada no únicamente por la cantidad de producción, sino también por la calidad y otras características del producto o del servicio ofrecido.

El resultado del trabajo del auditor será determinar el grado de eficiencia en la utilización de los recursos humanos, financieros materiales y naturales en el desempeño de las actividades propias de la entidad, basado en consideraciones factibles, de acuerdo con la realidad objetiva del momento en que la entidad realizó su gestión.

Eficacia

Es el grado en que una actividad o programa alcanza sus objetivos, metas y otros efectos que se había propuesto.

Este aspecto tiene que ver con los resultados del proceso de trabajo de la entidad, por lo que debe comprobarse:

• Que la producción o el servicio se haya cumplido en la cantidad y calidad esperadas; y
• Que sea socialmente útil el producto obtenido o el servicio prestado.

El auditor deberá comprobar el cumplimiento de la producción o el servicio y hacer comparaciones con el plan y los períodos anteriores para determinar progresos o retrocesos. Debe también considerar la durabilidad, belleza, presentación del producto, si fuese el caso y grado de satisfacción de aquellos a quienes está destinado.

Es recomendable recibir criterios de los clientes sobre los artículos producidos o servicios prestados.

Interrelación de las tres "E"

Estos tres elementos (Economía, Eficiencia y Eficacia) deben relacionarse ente sí, al ser expuestos los resultados de la entidad en el Informe de Auditoría, tomando en cuenta:

Economía: Insumos correctos al menor costo.

Eficiencia: Insumos que producen los mejores resultados

Eficacia: Resultados que brindan los efectos deseados.

Resulta muy importante comprender con claridad el concepto y alcance de los términos Economía, Eficiencia y Eficacia y cómo se expresan con relación a los recursos humanos, financieros y materiales de que dispone una entidad, pues sólo así el auditor estará en condiciones de preparar un programa encaminado a medir su comportamiento y a valorar su interrelación.