ETAPAS DE
LA AUDITORÍA DE GESTIÓN.
EXPLORACIÓN
Y EXAMEN PRELIMINAR
Comprende
el estudio que, previsto a la ejecución de la auditoría, se debe realizar de la
entidad, para la conocer los siguientes aspectos.
ü Estructura organizativa y
funciones
ü Flujo del proceso productivo o
del servicio que presta, para lo cual debe valerse de los correspondientes diagramas.
ü Características de la producción
o del servicio.
ü Capacidad de producción o
servicio instalada.
ü Plan de producción o servicios.
ü Sistemas de costos, centros de
costos, áreas de responsabilidad, los presupuestos de gastos y su comportamiento.
ü Fuentes de abastecimientos de las
materias primas y materiales fundamentales.
ü Destino de la producción
terminada o de los servicios prestados.
ü Cantidad total de trabajadores,
agrupados por categorías ocupacionales, con sus respectivas calificaciones.
ü Existencia de las normas de consumo
y cartas tecnológicas, así como ficha de costo actualizada.
ü Existencia de normas de trabajo.
ü Revisar las informaciones que
obra en el expediente único que contiene resultados de las auditorías,
inspecciones, comprobaciones, y verificaciones fiscales, anteriores.
ü Verificación de las fuentes de financiamiento;
ü Evaluación del Sistema de Control
Interno Contable y Administrativo, para lo cual se tendrá en cuenta:
·
Conocer
los sistemas de información establecidos y si son oportunos y dinámicos.
·
Comprobar
el cumplimiento de los principios del Control Interno.
·
Incluir
todas las verificaciones que procedan arribar conclusiones respecto a la
eficacia del Control Interno; y
·
Verificar
el comportamiento de los medios que garanticen la eficacia del Control Interno.
ü Examinar y evaluar los documentos,
operaciones, registros y Estados Financieros, que permitan determinar si estos
reflejan razonablemente su situación financiera y los resultados de sus
operaciones sí como el cumplimiento de las disposiciones económico -
financieras.
ü Evaluar la confiabilidad,
suficiencia y oportunidad de los sistemas automatizados de los procesamientos
de la información.
·
Analizar
el comportamiento de los indicadores económicos fundamentales de la entidad
·
Revisar
Informes Económicos y otros documentos que brinden información general sobre la
situación de la entidad.
·
Realizar las
entrevistas que se consideren necesarias con dirigentes, Técnicos, y demás
trabajadores vinculados con la entidad, incluido las organizaciones política y
de masas; y
·
Efectuar
un recorrido por las áreas que conformen la entidad, a fin de observar el
funcionamiento en su conjunto.
Para
conocer algunos de los aspectos antes señalados, podrán utilizarse fuentes
externas si se considera necesario.
Al
concluir la misma el Jefe de Auditoría deberá evaluar la conveniencia de emitir
un informe preliminar que resuma la situación del control. Este será
aconsejable cuando se considere que la duración de la auditoría pueda
prolongarse, con vista a permitir que la administración comience a adoptar
medidas, lo que al decidirse contribuirá a aligerar el informe final.
PLANEAMIENTO
Una vez
realizada la exploración, estarán creadas las condiciones para efectuar el planeamiento
de la auditoría, que deberá incluir, entre otro:
ü
El análisis
de los elementos obtenidos en la exploración, que deberá conducir a:
·
Definir
los aspectos que deben ser objetos de comprobación, por las expectativas que
dio la exploración, así como determinar las áreas, funciones y materias
críticas;
·
Analizar
la reiteración de deficiencias y sus causas; y
·
Definir
las formas o medios de comprobación que se van a utilizar
·
Definición
de los objetivos específicos de la auditoría.
Estos
objetivos serán presentados a la autoridad facultada, para que de su
aprobación; y determinación de los auditores y otros especialistas que se
requieran.
ü
Atendiendo
a los objetivos propuestos, la magnitud del trabajo y su complejidad, se
determinará:
·
Cuántos
auditores son necesarios y qué calificación deben tener; y
·
Qué otros
técnicos son necesarios y de qué nivel de dirección.
·
Programas
flexibles confeccionados específicamente, de acuerdo con los objetivos
trazados, que den respuesta a la comprobación de las 3 "E"[Economía,
Eficiencia y Eficacia]. Estos deberán confeccionarse por los auditores
participantes, revisarse por el jefe de auditoría y aprobarse por el
supervisor, o por el jefe de área.
·
Determinación
del tiempo que se empleará en desarrollar la auditoría, así como el presupuesto.
EJECUCIÓN
En esta
etapa, como indica el título, de donde se ejecuta propiamente la auditoría, por
lo que se deberá:
ü
Verifica
toda la información obtenida verbalmente; y
ü
Obtener evidencias
suficientes, competentes y relevantes.
ü
Por la
importancia que tienen estos aspectos para sustentar el trabajo realizado por
los auditores y especialistas deberán tener en cuenta:
·
Que las pruebas
determinen las causas y condiciones que originan los incumplimientos y las
desviaciones;
·
Que las
pruebas pueden ser externas, si se considera necesaria.
·
Cuantificar
todo lo que sea posible, para determinar el precio del incumplimiento.
ü Presentar especial atención para
que la auditoría resulte económica, eficiente y eficaz, que se cumpla dentro
del marco presupuestado, así como que sirva de instrumentos para coadyuvar a la
toma de decisiones a la toma de decisiones inteligentes y oportunas:
·
El
trabajo de los especialistas, que no son auditores, deben realizarse sobre la
base de los objetivos definidos en el planeamiento.
·
El
trabajo debe ser supervisado adecuadamente por un especialista de la unidad de
auditoría debidamente facultado; y
·
Determinar
en detalle el grado de cumplimiento de las tres "E", teniendo en
cuenta: Condición, criterio, efecto y causa.
INFORME
El
contenido del Informe de Auditoría de Gestión debe expresar de forma clara,
concreta, y sencilla los problemas, sus causas como una herramientas de
dirección.
No
obstante, adicionalmente, deberá considerarse lo siguiente:
1.
Introducción: Los
objetivos que se expondrán en este segmento, serán los específicos que fueron
definidos en la etapa "Planeamiento".
2.
Conclusiones: Se
deberá exponer, de forma resumida, el precio del incumplimiento, es decir el
efecto económico de las ineficiencias prácticas antieconómicas, ineficacias y
deficiencias en general. Se reflejarán, también de forma resumida, las causas y
condiciones que incidieron en el grado de cumplimiento de las 3 " Ë "
y su interrelación.
3.
Cuerpo del Informe: Hacer una valoración de la eficacia de las regulaciones vigentes. Todo
lo que sea cuantificable, deberá cuantificarse
4.
Recomendaciones: Estas deben ser generales y constructivas, no comprometiéndose la
auditoría con situaciones futuras que puedan producir en la entidad.
5.
Anexos: Se puede
mostrar de forma resumida las partidas que componen el precio del
incumplimiento (daños materiales y perjuicios económicos), así como un resumen
de responsabilidades. También puede utilizarse gráficos para garantizar una
mejor asimilación por parte del destinatario.
6.
Síntesis: En
ocasiones es necesario confeccionar un resumen, el cual debe reflejar los
hallazgos más relevantes de forma amena, diáfana, precisa y concisa que motive
su lectura.
SEGUIMIENTO
Resulta
aconsejable, de acuerdo con el grado de deterioro de las 3 "E",
realiza una comprobación decursado entre uno y dos años, permitiendo conocer
hasta qué punto la administración fue receptiva sobre los hallazgos mostrados y
las recomendaciones dadas, ello dado en cualesquiera de las circunstancias, es
decir tanto si se mantuvo la administración de la entidad en manos del mismo
personal, como si éste hubiera sido sustituido por desacierto.
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