domingo, 30 de junio de 2013
EXCELENCIA ADMINISTRATIVA
La calidad, eficiencia, innovación, entre otros, son conceptos que frecuentemente se usan como parte de las descripciones de la misión, visión y política de organizaciones (empresas de particulares e instituciones públicas); y hay quienes se atreven a destacarlo públicamente como su eslogan.
Sin embargo, cuando se analiza el comportamiento organizacional de la institución y / o empresa nos damos cuenta que no se ha logrado o simplemente no se ha entendido, no hay compromiso compartido, no hay interés ni existe motivación o bien se carece de cultura organizacional, o de las herramientas administrativas modernas para que se manifieste.
La excelencia administrativa se conquista mediante acciones constantes y diarias enfocada hacia la calidad de todos y de cada una de las áreas de la administración, desde luego, definitivamente esto se logra, educando, motivando y apoyando al personal, no haciendo uso de maltratos, amenazas o divisiones de grupos minoritarios preferidos.
En otros términos, el éxito se fundamenta en la cultura, en el compromiso, tradición, dignidad, lealtad de la gente debido a que la persona es importante, significativa, desempeña un rol importante dentro de la empresa.
De ahí ,la existencia, que para lograr la excelencia en la gestión, en el liderazgo efectivo, no solo se requiere de herramientas , como las finanzas, sistemas, planificación , estructura de la organización, sino de una buena dosis de aptitud para manejar adecuadamente los diversos recursos con los que se cuenta; en otros términos, los dones con los que se nace, intuición, habilidad para dirigir y tratar a la gente, carisma y la energía personal positiva, capacidad de inspirar y dar entusiasmo; esa es la dosis de arte que encierra la gerencia, construyéndose de esta manera, la técnica y lo humano en dos elementos indisolubles para lograr el éxito que se aspira.
Recuerde que la alta dirección implementa la excelencia en la organización tratando a la gente con confianza, tomando en cuenta el recurso humano como fuente de ideas, proporcionándole o bien dándole un entorno de trabajo adecuado, calidad de vida de los trabajadores , además de incentivándolos en al logro de sus objetivos, dando paso un ambiente de trabajo armonioso, un buen clima organizacional, optimizando la cercanía entre la empresa o institución y el cliente o usuario del servicio, en donde su opinión es muy significativa para las actividades de la organización.
Esto implica, entre otras cosas: aprovechar al capital humano con que ya se cuenta -personal con competencias acreditadas y experiencias forjadas en la organización y en instituciones educativas-. Si se menosprecia a este capital, se estará condenando al fracaso de la organización.
Definitivamente, la búsqueda de la excelencia nace de una real necesidad de cambio con el fin de mejorar y establecer estructuras flexibles de una actitud de cambio originada en el análisis de la situación actual de la organización y de la definición clara de ciertas metas, donde todas las partes que componen la organización deben tener disposición para el cambio sabiendo que es importante para la empresa y su entorno.
Thomas J. Peters y Robert H Waterman Jr, (In seach of excellence, 1982), comentan, que las empresas excelentes tienen una filosofía muy arraigada que dice "respetemos al individuo","Convirtamos a las personas en ganadoras" "permítanos que descuellen", "tratemos a las personas como adultos".
Por su parte, Thomas Watson (A business and its beliefs, 1990), destaca que para sobrevivir y alcanzar el éxito, una organización necesita una serie de creencias firmes sobre las cuales pueda basar toda su política y sus acciones; además, el factor más importante del éxito de una empresa o institución es el acatamiento fiel de estas creencias. Pero, que sean buenas creencias, bien fundamentadas, no simples frases para dar la apariencia de algo que no se tiene o cree realmente.
No hay que olvidar por último, que las empresas e instituciones excelentes se reorganizan constantemente, aprovechan mejor los grupos de trabajo, seleccionando a personas óptimas -no por simples recomendaciones en las que predominan intereses diferentes a los profesionales-, y contando con un liderazgo, carismático, proactivo, participativo, que no teme a los cambios, todo lo contrario, genera aquellos que le favorecen.
Sin embargo, cuando se analiza el comportamiento organizacional de la institución y / o empresa nos damos cuenta que no se ha logrado o simplemente no se ha entendido, no hay compromiso compartido, no hay interés ni existe motivación o bien se carece de cultura organizacional, o de las herramientas administrativas modernas para que se manifieste.
La excelencia administrativa se conquista mediante acciones constantes y diarias enfocada hacia la calidad de todos y de cada una de las áreas de la administración, desde luego, definitivamente esto se logra, educando, motivando y apoyando al personal, no haciendo uso de maltratos, amenazas o divisiones de grupos minoritarios preferidos.
De ahí ,la existencia, que para lograr la excelencia en la gestión, en el liderazgo efectivo, no solo se requiere de herramientas , como las finanzas, sistemas, planificación , estructura de la organización, sino de una buena dosis de aptitud para manejar adecuadamente los diversos recursos con los que se cuenta; en otros términos, los dones con los que se nace, intuición, habilidad para dirigir y tratar a la gente, carisma y la energía personal positiva, capacidad de inspirar y dar entusiasmo; esa es la dosis de arte que encierra la gerencia, construyéndose de esta manera, la técnica y lo humano en dos elementos indisolubles para lograr el éxito que se aspira.
Recuerde que la alta dirección implementa la excelencia en la organización tratando a la gente con confianza, tomando en cuenta el recurso humano como fuente de ideas, proporcionándole o bien dándole un entorno de trabajo adecuado, calidad de vida de los trabajadores , además de incentivándolos en al logro de sus objetivos, dando paso un ambiente de trabajo armonioso, un buen clima organizacional, optimizando la cercanía entre la empresa o institución y el cliente o usuario del servicio, en donde su opinión es muy significativa para las actividades de la organización.
Esto implica, entre otras cosas: aprovechar al capital humano con que ya se cuenta -personal con competencias acreditadas y experiencias forjadas en la organización y en instituciones educativas-. Si se menosprecia a este capital, se estará condenando al fracaso de la organización.
Definitivamente, la búsqueda de la excelencia nace de una real necesidad de cambio con el fin de mejorar y establecer estructuras flexibles de una actitud de cambio originada en el análisis de la situación actual de la organización y de la definición clara de ciertas metas, donde todas las partes que componen la organización deben tener disposición para el cambio sabiendo que es importante para la empresa y su entorno.
Thomas J. Peters y Robert H Waterman Jr, (In seach of excellence, 1982), comentan, que las empresas excelentes tienen una filosofía muy arraigada que dice "respetemos al individuo","Convirtamos a las personas en ganadoras" "permítanos que descuellen", "tratemos a las personas como adultos".
Por su parte, Thomas Watson (A business and its beliefs, 1990), destaca que para sobrevivir y alcanzar el éxito, una organización necesita una serie de creencias firmes sobre las cuales pueda basar toda su política y sus acciones; además, el factor más importante del éxito de una empresa o institución es el acatamiento fiel de estas creencias. Pero, que sean buenas creencias, bien fundamentadas, no simples frases para dar la apariencia de algo que no se tiene o cree realmente.
No hay que olvidar por último, que las empresas e instituciones excelentes se reorganizan constantemente, aprovechan mejor los grupos de trabajo, seleccionando a personas óptimas -no por simples recomendaciones en las que predominan intereses diferentes a los profesionales-, y contando con un liderazgo, carismático, proactivo, participativo, que no teme a los cambios, todo lo contrario, genera aquellos que le favorecen.
COSTO DEL PROCESO DE AUDITORIA
Los procesos de costos de auditoría proporcionan información sobre la eficacia de una empresa.
Las ventas de auditoría
La auditoría a los procesos empresariales incluyen una amplia gama de indicadores de desempeño. Las auditorías de ventas incluyen un examen de la estructura de una empresa de la eficacia de venta, un examen de las habilidades y talentos de los miembros de la fuerza de ventas y el porcentaje de ingresos obtenidos por cada dólar gastado apoyando el esfuerzo de ventas. La auditoría de ventas también examinará qué tan bien las estrategias de ventas de la compañía están llegando al mercado de destino, incluidas las estrategias de mercadotecnia de la empresa en general.
Producción de auditoría
El proceso de producción de la auditoría examina todos los aspectos de la capacidad de una empresa para fabricar o producir un servicio que satisfaga las necesidades de los consumidores. Puede comenzar con un examen de que los objetivos de producción se están cumpliendo. Otros indicadores que pueden ser examinados son los procedimientos de fabricación, formación de empleados y la cualificación, condiciones de trabajo y los resultados de producción. Las ineficiencias en los procesos productivos empresariales se resaltará en la auditoría junto con las recomendaciones para solucionar los problemas.
Auditoría administrativa
El proceso de auditoría de gestión de las empresas miden los controles para establecer y asegurar que la compañía sigue el plan de negocios. Las auditorías de gestión evalúan los procedimientos y métodos que utilizan los administradores para controlar las operaciones de la empresa y gestión de la fuerza de trabajo. El resultado principal de una auditoría de gestión puede ser que la dirección de la compañía tendrán el reto de cambiar los procedimientos establecidos que se han demostrado ser ineficaces. Los procedimientos de gestión ineficaces e inapropiados y estrategias pueden hacer que una empresa no alcance sus objetivos y el potencial esperado.
Auditoría interna
Las procesos de auditorías internas son importantes para las empresas con una infraestructura significativa o con operaciones distribuidas a través de fronteras estatales y nacionales. Las auditorías internas evalúan los controles internos que la compañía ha establecido sobre las operaciones claves. La auditoría examinará la validez de la información financiera y el cumplimiento con las leyes y reglamentos que rigen las operaciones de la empresa. Los auditores pueden proporcionar alguna orientación y asistencia técnica que la empresa necesita para establecer controles internos adecuados y cumplir con las normas y reglamentos aplicables.
OBJETIVOS, ALCANCE Y HALLAZGO DE LA AUDITORIA OPERACIONAL
Los objetivos de la auditoría operacional se pueden señalar a corto y mediano plazo.
1 Objetivos a Corto Plazo
Diagnosticar y formular recomendaciones profesionales para mejorar la eficacia, la economía y la eficiencia de las operaciones involucradas en los hallazgos Este objetivo se logra al finalizar un trabajo de auditoría operacional.
2 Objetivos a Mediano y Largo Plazo
Lograr la prosperidad razonable de la empresa o entidad. La prosperidad razonable de una empresa pública de carácter mercantil se observará en la mejora de los beneficios económicos (rentabilidad) y en una entidad u organismo público (sin ánimo de lucro) en la mejora de la prestación del servicio a la comunidad (valor a cambio de dinero).
3 Alcance de la Auditoria Operacional
El alcance de la Auditoría Operacional es ilimitado. Todas las operaciones o actividades de una entidad pueden ser auditadas, sin considerar que sea una operación financiera o no, y en cada hallazgo la auditoría operacional cubre todos los aspectos internos o externos que lo interrelacionan.
Esta ilimitación y la diversidad de hallazgos que pueden encontrarse, implica que, una auditoría operacional específica, puede requerir profesionales de diferentes disciplinas. Generalmente es un trabajo interdisciplinario, pero normalmente su conducción o dirección debe confiarse o contadores públicos, por su estructuración profesional en auditoría.
4 HALLAZGO DE AUDITORIA OPERACIONAL
El enfoque inicial de una auditoría operacional está dirigido hacia hallar las operaciones o actividades inefectivas, antieconómicas o ineficientes. Encontrarlas constituye el "Hallazgo de Auditoría Operacional" que se puede definir como la operación o actividad que está afectada negativamente o lesionada en la eficacia, economía o eficiencia.
5 ÁREA CRITICA O DÉBIL
Es el área que presenta deficiencias de control interno contable, financiero u operacional. En una área critica se supone que todas las operaciones o actividades que allí se realizan, son posibles hallazgos de auditoría operacional es decir, estarán afectadas negativamente en su efectividad o eficacia, economía y eficiencia. En caso de que sean varias las áreas de una entidad que hayan sido identificadas como críticas o débiles, los esfuerzos de auditoría deben orientarse hacia las mas importantes de la organización. En general, un razonable equipo de auditoría (integrado por cinco profesionales altamente calificado) debería asumir máximo el examen de dos áreas críticas o débiles, para poder evaluarlas con la profundidad requerida en un tiempo también razonable que oscilará entre cuatro y seis meses.
sábado, 29 de junio de 2013
FRECUENCIA DE AUDITORIA OPERATIVA
Una auditoría Operativa no necesariamente se realiza en un tiempo determinado específico, sino más bien se da cuando la gerencia o directivos de una organización lo requieran o lo consideren necesario, pero puede darse el caso de realizarlo al final de cada ejercicio si las políticas de la organización así lo establecen.
En el caso de existir carencia de políticas o la no-comprensión de las mismas y el significado de sus directivas como elementos de control en las principales áreas de importancia, la insuficiencia de los controles administrativos, el grado de incumplimiento en las áreas funcionales y de los controles operativos, así como la carencia de controles administrativos u operativos en áreas significativas y de las recomendaciones de adoptar y modificar tales controles dan lugar a la realización de una auditoría operativa donde el auditor podrá desarrollar los antecedentes del cliente, las cuales influyen por ejemplo: el historial de ganancias, el rendimiento de las inversiones, las principales clases de producto, los canales usuales de distribución, control de la producción y la política de inventario, así como la inspección de otros servicios o señales de otros problemas.
Grado de independencia del auditor:
La importancia de la independencia y objetividad de un auditor no pueden ser exageradas. El debe sentirse libre por poner de manifiesto cualquiera de las conclusiones que sean justificadas. Para que el auditor Operativo obtenga la máxima independencia de llevar a cabo sus revisiones deberá estar situado dentro de la organización de tal modo que pueda informar al nivel real más práctico de la empresa.
Su efectividad se verá disminuida en aquellas áreas de las cuales la responsabilidad operacional es de los funcionarios a cargo del auditor.
Su efectividad se verá disminuida en aquellas áreas de las cuales la responsabilidad operacional es de los funcionarios a cargo del auditor.
Es importante que el auditor operativo proceda con cuidado desarrollando su programa lento y firmemente para así poder evitar serios obstáculos; el desarrollo debe ser gradual y construido sobre la experiencia adquirida.
Para el personal operativo sin historial es difícil distinguir entre el trabajo del auditor interno de operaciones y el del auditor independiente, se aclara que ambos utilizan técnicas similares para aprobar, comprobar la fiabilidad de los registros y la adecuación de los controles protectores. El auditor es delegado por el consejo de administración como responsable de informar a los accionistas , a la dirección y al público sobre la adecuación de las manifestaciones de la dirección sobre la condición financiera de los negocios y a los resultados financieros de operaciones de un período específico.
Para el personal operativo sin historial es difícil distinguir entre el trabajo del auditor interno de operaciones y el del auditor independiente, se aclara que ambos utilizan técnicas similares para aprobar, comprobar la fiabilidad de los registros y la adecuación de los controles protectores. El auditor es delegado por el consejo de administración como responsable de informar a los accionistas , a la dirección y al público sobre la adecuación de las manifestaciones de la dirección sobre la condición financiera de los negocios y a los resultados financieros de operaciones de un período específico.
Los auditores internos de operaciones son responsables ante la dirección general de la adecuación y efectividad del sistema de control en toda la organización; se ocupan de los registros financieros y su trabajo está dirigido generalmente hacia la manera en la que estos sirven a la dirección para tener operaciones con beneficios.
DOBLE ENFOQUE DE LA AUDITORIA OPERATIVA
Existen dos enfoques básicos de Auditoria Operativa:
Enfoque de Organización:
La aplicación de este enfoque está basado en la administración de un departamento u otra unidad de mando. Examina además de las funciones o actividades dentro de una organización la administración de la misma, considera su sistema, su personal, sus métodos de información, sus métodos de evaluación de personal, sus presupuestos y el lugar que ocupa.en el plan general de la empresa. Puede también realizar una descripción microscópica de la estructura de la empresa, estudiar su forma desde numerosos ángulos.
El Enfoque Funcional:
Se ocupa del seguimiento de una o varias actividades desde su principio hasta su conclusión; preferencia todas las funciones a través de las unidad implicadas en ellas, están menos pendientes de las actividades de la administración general; Dentro de las unidades que de su efecto en las funciones que revisan.
Las Auditorias Funcionales son con frecuencia muy difíciles por que realiza un experimento largo e indirecto en una empresa pudiendo frustrar tremendamente a quién trate de entender los muchos aspectos del flujo de trabajo.
La auditoría operativa es efectuada por un equipo de profesionales de diversas disciplinas según la situación a presentarse.
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