viernes, 5 de julio de 2013

PROBLEMAS QUE SE DAN EN UNA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

La gerencia cuenta con una buena herramienta que le permite determinar la realidad de la operatividad, logros de la empresa, como es la auditoria administrativa. Gracias a su aplicabilidad puede obtener informaciones beneficiosas que le permiten garantizar una gestión eficaz.

Nos recuerda Gilbert Alexis García, que la auditoria administrativa  es una revisión sistemática y evaluatoria de una entidad o parte de ella, que se lleva a cabo con la finalidad de determinar si la organización está operando eficientemente. Constituye una búsqueda para localizar los problemas relativos a la eficiencia dentro de la organización. La auditoria administrativa abarca una revisión de los objetivos, planes y programas de la empresa; su estructura orgánica y funciones; sus sistemas, procedimientos y controles; el personal y las instalaciones de la empresa y el medio en que se desarrolla, en función de la eficiencia de operación y el ahorro en los costos. La auditoria administrativa puede ser llevada a cabo por el licenciado en administración de empresas y otros profesionales capacitados, incluyendo al contador público adiestrado en disciplinas administrativas o respaldadas por otros especialistas. El resultado de la auditoria administrativa es una opinión sobre la eficiencia administrativa de toda la empresa o parte de ella.

Los principales problemas que se dan en una Auditoria Administrativa son los siguientes:

Problemas de Resistencia:

Este tipo de problemas se presentan cuando el Auditor se encuentra con ejecutivos reacios a aceptar las sugerencias  dadas para el mejoramiento de sus actuaciones, principalmente por virtud de una oposición a todo cambio. Esto es lo que muchos estudiosos de la Ciencia del Comportamiento Organizacional denominan: "Resistencia al Cambio". Es muy probable que en el curso de una auditoria administrativa se tropiece con dificultades debidas al temor, desconfianza y repugnancia al cambio. Con razón o sin ella, muchas personas se adhieren a todo aquello a lo que están acostumbradas. Por hábito o por intereses personales, quieren seguir en las mismas tareas, métodos, ideas y formas de hacer las cosas. No se deciden a dejar lo conocido por lo que está por conocerse. Observan sus hábitos hasta que es imposible seguir con ellos. Temen al cambio aún  cuando sea para mejorar. Hay ejecutivos a quienes interesa más lo que ganarán o perderán, personalmente, que la lógica y eficiencia en el manejo de los aspectos administrativos y la consecución de los objetivos de la empresa. Para muchos funcionarios el miedo de una posible pérdida, supera el deseo de ganar. Temen por varias razones, a veces por el miedo a lo desconocido o quizá porque le preocupa el llegar a verse despojados de algo, por ejemplo del poder, de la responsabilidad, de prestigio, del número de personas que están por debajo de ellos, de posición descendiendo en rango. Hay otros que temen afrontar problemas complejos, a tomar decisiones, a realizar tareas de mayor importancia, a hacerse cargo de obligaciones adicionales, a asumir mayor responsabilidades, a tener que manejar un número mayor de gente. También puede ser que se vean poseídos de estos temores porque los resultados pueden serle desfavorables, constituir una carga mayor y acarrearles mayores tensiones o bien porque se interfieran con la forma rutinaria de hacer las cosas. En todos los casos de resistencia, el auditor deberá buscar su verdadera causa. Pero no toda conducta de un ejecutivo que se opone al cambio, puede calificarse de resistencia. Puede estar motivada por otras causas, tal vez porque la persona en cuestión no simpatice con quienes se han pronunciado por el cambio, más no porque ella sistemáticamente se oponga. Hasta pudiera ser que ella misma haya sugerido a la dirección ese cambio en otra época y que la Alta Gerencia se la haya negado. Es por esto, que el Auditor  o la persona que tiene la responsabilidad de efectuar la Auditoria Administrativa debe ser comprensivo, discutir los principales elementos involucrados en el cambio con los afectados, señalar la necesidad del mismo y dejar muy clara la postura de la dirección en pro de un adelanto mayor, por medio de los esfuerzos combinados de todos para perfeccionar la marcha de la administración.

Problemas de Fricción:

En y durante la realización de la Auditoria Administrativa, el auditor se tendrá que enfrentar a problemas de conducta ejecutiva. Dichas dificultades pueden reconocer su origen en parcialidades, prejuicios y celos. En los distintos niveles de la administración habrá conflictos y fricciones debidas a preferencias, adulaciones, etcétera. Los Jefes de Departamento compiten o tienden a querer ganarse las preferencias del Director de la empresa. Cuando se dan problemas humanos entre subordinados y superiores, la actuación en el trabajo baja mucho de calidad.

Problemas derivados de "hacer demasiado y demasiado pronto":

Un problema muy común y frecuente de encontrar en las empresas durante la realización de una Auditoria Administrativa es que en las empresas, industrias, gobierno e instituciones en general, es el que las personas suelen esperar demasiado y la realización de los grandes cambios demasiado pronto. Esperan que un cierto trabajo se efectúe con gran rapidez, siendo que el mismo no puede materialmente llevarse a cabo en el plazo fijado y/o en las condiciones estipuladas. A continuación describiré algunas situaciones o ejemplos de tareas que suelen encomendarse para ejecución rápida:

a.- Preparar y recomendar un programa para conseguir una disminución inmediata de los costos de operación, en cantidad suficiente para compensar la diferencia en una partida presupuestal reducida que entrará en vigor el primero del siguiente mes.

b.- Ayudar al establecimiento de un programa que acarree la pronta conversión del equipo tabulador convencional a uno electrónico, de alta velocidad, independientemente de la situación general de los métodos y procedimientos vigentes.

c.- Presentar el informe de auditoria a más tardar el próximo sábado, en el cual figuren ya las recomendaciones del auditor, resultantes de una total evaluación del trabajo de unos cuatrocientos empleados.

d.- Sin un detallado estudio previo, presentar métodos satisfactorios que sean útiles para decidir y emprender la acción subsecuente lo bastante pronto para asegurar el éxito de programas elaborados.

e.- Buscar en los archivos de la oficina estados, cartas y otros documentos donde aparezcan políticas y con toda esta información recabada, preparar manuales que se distribuirán con prontitud a los ejecutivos.

f.- Evaluar la eficacia de los principales programas de egresos de la organización y presentar los descubrimientos y recomendaciones en un informe, para que se pueda someter a la consideración de una junta de ejecutivos que se verificará tres días después de ordenada dicha evaluación.

g.- Idear, sin consideraciones a personalidades o cualesquiera otras influencias, métodos para la toma de decisiones en las cuarenta divisiones de la compañía, dichos métodos entrarían en vigor al fin del mes cuando más tarde.

h.- Examinar la experiencia y preparación del personal de supervisores, analizar y determinar la adecuación de dicho personal a sus tareas ejecutivas, aquilatar y fijar los requerimientos necesarios para mejorar las cosas y someter a aprobación un programa de adiestramiento de supervisores, de tres días de duración, que tenga iguales buenos resultados en todos los niveles de la administración.

Otros problemas:

Se señala que también podrán surgir dificultades cuando existen departamentos autónomos que tienen formas de papelería diseñadas por ellos mismos y que han adquirido equipos de distintas clases sin dar la debida consideración  a las necesidades generales y estandarización de la empresa; departamentos en que apenas se perciben métodos eficaces de comunicación entre los individuos y funciones y en los que no existen orientaciones para coordinar la estructura de organización, seleccionar personal competente, mantener control sobre la gente y su trabajo y establecer planes de operación apropiados para obtener buenos resultados. Hay un problema que se presenta con cierta frecuencia cuando la dirección no se preocupa de llamar la atención al Jefe del Departamento que se aparta a menudo de las políticas establecidas o realiza cambios en los sistemas y procedimientos, sin notificar debida y oportunamente a los departamentos que resulten afectados. En muchas ocasiones se puede presentar el caso, que el Jefe de Departamento realiza modificaciones a sistemas y procedimientos, sin tener en cuenta las necesidades de otros departamentos. En este caso, el ejecutivo no sólo omite la notificación, sino que descuida mencionar el asunto al departamento de métodos mismos. Esto suele ocasionar que el auditor se vea constantemente en la necesidad de informar sobre dichas omisiones, para que se tomen las debidas providencias y poner las cosas en orden.

Hay ocasiones en que se suscita el problema cuando se aprueba un plan y se le pone en obra,  pero que por una u otra razón fracasa. Suele ocurrir que un plan que parecía muy bueno, no lo sea tanto bajo determinadas circunstancias o personal. Es posible que el auditor pase días y a veces semanas, adiestrando a un supervisor  o jefe de sección en el manejo y control de una función, sólo para encontrar posteriormente, que el sujeto renunció marchándose de la empresa.

QUÉ ES LA AUDITORÍA LOGÍSTICA

¿En las empresas que trabajamos se está haciendo auditoría logística?; ¿Qué compañías que conocemos la están efectuando? ¿Serán unas 10, llegarán a 20?; ¿Podemos afirmar que en nuestra empresa se aplica SCM integral?; ¿Y si les piden que Uds para mejorar y llegar dentro del camino de la mejora continua una auditoría logística que contestación creen tener?; ¿Y a simple observación qué porcentaje del SCM la está aplicando?; ¿Están los demás sectores de la empresa involucrados en el SCM?
Todos entendemos y compartimos claramente cuando nos dicen auditoría contable, impositiva, auditoría de calidad, y sin embargo Auditoría Logística nos evoca un concepto borroso.
Las tres primeras, son más conocidas y difundidas por la disciplina del management; Auditoria Logistica por ser emergente se la desconoce a pesar del gran potencial estratégico que ella conlleva.
¿En qué me sirve?, ¿En qué se beneficia el negocio?. Tantas preguntas tienen respuestas:

a) En elevar sustancialmente el valor patrimonial de la empresa. Hoy en día, en diferentes países se ha pagado por la compañía un plus valor que ha llegado al 50 % adicional, comparado a métodos tradicionales de evaluación de empresas por tener un excelente SCM avalado por una auditoría logística (AL).

b) Los bancos otorgan mayor crédito a empresas con excelente SCM y AL dado que son mucho más fiables en devolver el crédito.

c) Las aseguradoras rebajan las primas de riesgo a las empresas que aplican SCA+AL al ser más sanas, responder más rápidamente a sus mercado, colocando velozmente nuevos productos.

d) Los créditos warrant son menos onerosos al tener por la alta rotación de los materiales y el menor riesgo de obsolescencia tecnológica o vencimiento.

Por tanto, la auditoría logística permite monitorear las tres principales funciones:

- Identificar los key data requeridos para gestionar los costos, nivel de servicio, tiempo de ciclo, nivel de respuesta y calidad.
- Permite una mejor comprensión del entorno actual y cambiante.
- Determina la bondad del sistema en cuanto a las nuevas necesidades del negocio desde las perspectivas costo-efectividad, flexibilidad-respuesta, adaptabilidad a los mercados cambiantes.

Se trata de conocer si los objetivos estratégicos logísticos son consistentes con los de la corporación, marketing y producción; también, determinar la realidad de la performance de la empresa con respecto a los requerimientos de nuestros consumidores y sus deseos.
Una buena auditoría logística descubre cuál es el verdadero costo total de la función logística, permite establecer comparaciones de los mismos con otras empresas similares o segmentos del mercado (benchmarking logístico “real”).
Sistemáticamente, se accede a la gestión de los materiales, lo que fluye con efectividad a través de SCM:
La primera acción de Auditoria Logistica es la de definir la accesibilidad de los datos; sin los mismos, el proceso de auditoría se transforma en un ejercicio virtual.
El proceso de Auditoria Logistica se conforma de ocho etapas:

1) Determinar la consistencia de los objetivos estratégicos.

2) Determinar los requerimientos de los usuarios y sus preferencias a fin de obtener objetivos de performance.

3) Detallar las operaciones y prácticas logísticas.

4) Actualizar los datos logísticos.

5) Identificar propuestas e iniciativas.

6) Priorizar los proyectos.

7) Desarrollar un plan de implementación.

8) Implementar y medir nuevamente la nueva performance y su mejoramiento.
 
Es una herramienta sumamente eficaz para efectuar su actualización tecnológica adecuada a las necesidades reales de los usuarios, del negocio y de los consumidores. Contar con información, es contar con una herramienta poderosa en una organización y la omisión de datos relevantes es un impedimento nodal en el logro de ser una empresa con informaciones integradas y compartidas.

La auditoria logistica no debería ser efectuado menos de una vez por año. Es la mejor manera de asegurarnos de tener una mirada actualizada del sistema y los procesos. Si lo hacemos en períodos de 2 ó 3 años en el entorno cambiante de los mercados lograríamos inexorablemente estar a la saga de los competidores, auditando lo que ya no es pertinente.

EVIDENCIA SUFICIENTE Y COMPETENTE

La evidencia será suficiente, cuando por los resultados de una sola prueba o por la concurrencia de resultados de varias pruebas diferentes, se ha obtenido ésta en la cantidad indispensable, para que el auditor llegue a la convicción de que los hechos que está tratando de probar dentro de un universo y los criterios cuya corrección está juzgando, han quedado satisfactoriamente comprobados.

Es imposible en cualquier trabajo de auditoría legar a obtener la certeza absoluta, sin embargo, dentro de la formación de juicios de una persona, existe un grado de seguridad en el cual puede afirmar las cosas con plena confianza de que no está haciendo una afirmación audaz o arriesgada, aún cuando no tenga la certeza absoluta de ellas. A este grado de seguridad, dictado por la prudencia y que es la guía que rige la mayor parte de las actividades humanas, se le llama certeza moral. Es esa certeza la que el auditor debe alcanzar para que le sea posible dar su opinión profesional de una manera objetiva y cumpliendo con las finalidades y deberes de su actividad profesional.

El resultado de la aplicación de los procedimientos de auditoría debe se suficiente para suministrar al juicio del auditor, ese grado de seguridad llamado certeza moral.

La evidencia es competente cuando se refiere a hechos, circunstancias o criterios que realmente tienen relevancia cualitativa dentro de lo examinado y las pruebas realizadas son válidas y apropiadas.

La evidencia comprobatoria debe ser competente, es decir, debe referirse a aquellos hechos, circunstancias o criterios que realmente tienen importancia en relación con lo examinado.

La simple acumulación de datos, comprobaciones y elementos que no tienen relación con los objetivos fundamentales e importantes de la auditoría no califican como evidencia competente.

La unión de estos dos elementos: evidencia suficiente (característica cuantitativa) y evidencia competente (característica cualitativa), proporcionan al auditor la convicción necesaria para tener una base objetiva en su examen.

La evidencia suficiente y competente se debe consignar en los papeles de trabajo.

ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

En su significado más amplio, control interno comprende la estructura, las políticas, los procedimientos y las cualidades del personal de una empresa, con el objetivo de: proteger sus activos, asegurar la validez de la información, promover la eficiencia en las operaciones, y estimular y asegurar el cumplimiento de las políticas y directrices emanadas de la dirección.
 
Los controles en el control interno, pueden ser caracterizados bien como contables o como administrativos:
 
1.  Los controles contables, comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos cuya misión es la salvaguarda de los bienes activos y la fiabilidad de los registros contables.
 
2.  Los controles administrativos se relacionan con la normativa y los procedimientos existentes en una empresa vinculados a la eficiencia operativa y el acatamiento de las políticas de la Dirección y normalmente sólo influyen indirectamente en los registros contables.
 
Es obvio que el auditor independiente debe centrar su trabajo en los controles contables por las repercusiones que éstos tienen en la preparación de la información financiera y, por consiguiente, a los efectos de las normas técnicas, el control interno se entiende circunscrito a los controles contables. Sin embargo, si el auditor cree que ciertos controles administrativos pueden tener importancia respecto a las cuentas anuales, debe efectuar su revisión y evaluación.
 
La implantación y mantenimiento de un sistema de control interno es responsabilidad de la dirección de la entidad, que debe someterlo a una continua supervisión para determinar que funciona según está prescrito.
Todo sistema de control interno tiene unas limitaciones. Siempre existe la posibilidad de que al aplicar procedimientos de control surjan errores por una mala comprensión de las instrucciones, errores de juicio, falta de atención personal, fallo humano, etc.

jueves, 4 de julio de 2013

IMPEDIMENTOS A LOS QUE SE ENFRENTA EL AUDITOR

El equipo auditor debe realizar su trabajo utilizando toda su capacidad, inteligencia y criterio para determinar el alcance, estrategia y técnicas que habrá de aplicar en una auditoría, así como evaluar los resultados y presentar los informes correspondientes.

Para éste efecto, debe de poner especial cuidado en :
Preservar la independencia mental·
Realizar su trabajo sobre la base de conocimiento y capacidad· profesional aquiridas
Cumplir con las normas o criterios que se le señalen·
Capacitarse en forma continua·

También es necesario que se mantenga libre de impedimentos que resten credibilidad a sus juicios, por que debe preservar su autonomía e imparcialidad al participar en una auditoría.

Es conveniente señalar, que los impedimentos a los que normalmente se puede enfrentar son: personales y externos.

Los primeros, corresponden a circunstancias que recaen específicamente en el auditor y que por su naturaleza pueden afectar su desempeño, destacando las siguientes:
Vínculos personales, profesionales, financieros u oficiales· con la organización que se va a auditar

-Interés económico personal en la auditoría·
-Corresponsabilidad en condiciones de funcionamiento· incorrectas
-Relación con instituciones que interactúan con la· organización
-Ventajas previas obtenidas en forma ilícita o antiética·

Los segundos están relacionados con factores que limitan al auditor a llevar a cabo su función de manera puntual y objetiva como son:

Ingerencia externa en la selección o aplicación de técnicas o· metodología para la ejecución de la auditoría.
Interferencia con los órganos internos de control·
Recursos limitados· para desvirtuar el alcance de la auditoría
Presión injustificada para propiciar errores inducidos·

En éstos casos, tiene el deber de informar a la organización para que se tomen las providencias necesarias.

LA ÉTICA PROFESIONAL DEL AUDITOR

La ética profesional del auditor, se refiere a la responsabilidad del mismo para con el público, hacia los clientes y colegas y los niveles de conducta máximos y mínimos que debe poseer.
A tal fin, existen cinco (5) conceptos generales, llamados también "Principios de Ética" las cuales son:
  • Independencia, integridad y objetividad.
  • Normas generales y técnicas.
  • Responsabilidades con los clientes.
  • Responsabilidades con los colegas.
  • Independencia, integridad y objetividad:
El auditor debe conservar la integridad y la objetividad y, cuando ejerce la contaduría pública, ser independiente de aquellos a quienes sirve.
Los conceptos de la ética profesional, definen la independencia como: "La capacidad para actuar con integridad y objetividad". Objetividad es la posibilidad de mantener una actitud en todas las cuestiones sometidas a la revisión del auditor.
El auditor debe expresar su opinión imparcialmente, en atención a hechos reales comprobables, según su propio criterio y con perfecta autonomía y, para tal fin, estar desligado a todo vínculo con los dueños, administradores e intereses de la empresa u organización que audite. Su independencia mental y su imparcialidad de criterio y de opinión deben serlo, no solamente de hecho, sino en cuanto a las apariencias también, por lo cual el auditor debe evitar cualquier entredicho que lo pueda vincular a situaciones que permitan dudar de tales cualidades.
  • Normas Generales y Técnicas:
El auditor debe observar las normas generales y técnicas de la profesión y luchar constantemente por mejorar su competencia y la calidad de sus servicios.
Las normas generales y técnicas son reglas de conducta que exigen la observancia de las normas relacionadas con la realización del trabajo. Así, las primeras indican que un miembro a quien mediante otro contador solicite consejo profesional sobre una cuestión técnica contable o de auditoria, debe consultar con el otro contador antes de proporcionar ese consejo a fin de asegurarse de que el miembro conoce todos los datos y hechos disponibles.
  • Responsabilidades con los clientes:
El contador público debe ser imparcial y franco con sus clientes y servirles lo mejor que pueda, con interés profesional por los intereses de ellos, consecuente con sus responsabilidades para con el público y todo esto lo pondrá de manifiesto a través de independencia, integridad y objetividad.
Una responsabilidad fundamental del contador público es la que se refiere a la confidencialidad y al conflicto de intereses. dice que un miembro "...no revelará información confidencial alguna obtenida en el curso de un trabajo profesional, a menos que el cliente dé su consentimiento".
  • Necesidad de confidencialidad:
Tanto el sentido común como el concepto de independencia requieren que sea el auditor, no el cliente, quien decida qué información necesita el auditor para practicar una auditoria efectiva. En esa decisión no debe influir la creencia, de parte del cliente, de que cierta información es confidencial. Una auditoria eficiente y efectiva requiere que el cliente ponga en el auditor la confianza necesaria para ser sumamente franco al proporcionar información.
  • Confidencialidad y privilegio:
Con las excepciones indicadas, las comunicaciones entre el cliente y el auditor son confidenciales; es decir, el auditor no debe revelar la información contenida en la comunicación sin el permiso del cliente. Normalmente, sin embargo, esa información no es "privilegiada". La información es privilegiada si el cliente puede impedir que un tribunal o dependencia del gobierno tenga acceso a ella mediante un citatorio u orden de comparecencia.
  • Información Confidencial:
Los auditores y su personal tienen iguales responsabilidades que la administración en cuanto al manejo de la información confidencial: no utilizarla para provecho personal, ni revelarla a quienes pudieran hacerlo. Esas responsabilidades están claramente comprendidas en las estipulaciones generales del código de ética profesional.
  • Conflicto de intereses:
El temor de algunos clientes de que sus secretos les sean comunicados a los competidores es tan grande que se niegan a contratar a auditores entre cuyos clientes figure un competidor. Otros quedan satisfechos con la seguridad de que el personal encargado de su trabajo no tenga contacto con el personal del competidor. El precio de obtener tan alto grado de confidencialidad es la pérdida de los beneficios de una experiencia en el ramo que pueden aportar los auditores familiarizados con más de una empresa dentro del mismo giro. La experiencia indica que el riesgo de que se filtre información que tenga valor competitivo es sumamente bajo.
  • Responsabilidades con los colegas:
Aunque no hay actualmente reglas de conducta específicas que gobiernan la responsabilidad de un contador público con sus colegas, los conceptos de ética profesional establecen el principio fundamental de cooperación y buenas relaciones entre los miembros de la profesión. La norma expresa que un contador debe "tratar con sus colegas en forma de que no disminuya su reputación y bienestar". Además, al ofrecer sus servicios, no tratará de desplazar a otro contador en forma que lo desacredite. De manera que, si bien la competencia entre auditores es fuerte, sus acciones deben estar gobernadas por la cortesía profesional debida a los colegas.