DIAGRAMAS DE FLUJO DE TRABAJO

¿Qué es un diagrama de flujo de trabajo?

Un diagrama de flujo de trabajo representa visualmente el movimiento y la transferencia de recursos, documentos, datos y tareas de la obra entera a través del proceso de un producto o servicio determinado. Un diagrama de flujo construido con éxito representará el flujo de trabajo adecuado rápida y claramente.

Significado

Muchos de los procesos de trabajo pueden ser complicados y complejos, es por eso por lo que es importante representar visualmente cómo las tareas se están realizando para mejorar la comprensión de los empleados y para mayor eficiencia. Los diagramas de flujo de trabajo, claramente, indican quién es el responsable de cada etapa, qué documentos necesitan, qué recursos y la cantidad de tiempo necesaria en cada etapa (ver la Referencia 2). Conocer los roles de los empleados y los requisitos de la producción para el manejo de los recursos permite definir fácilmente las debilidades y aliviar los cuellos de botella. Estos son los aspectos del flujo de trabajo que obstaculizan y frenan el tiempo del ciclo general del proceso.

Beneficios

De acuerdo con la Universidad de California en Irvine, las ventajas de los diagramas de flujo incluyen "la comprensión, el conocimiento, la comunicación, un análisis eficaz y la documentación apropiada". Representar visualmente el flujo de trabajo permite a los empleados, no solo entender mejor sus responsabilidades de trabajo, sino también el rol de otros empleados, lo que aumenta la rendición de cuentas. La creación de un diagrama exitoso aumenta el conocimiento en el lugar de trabajo debido a las investigaciones necesarias y la recopilación de datos. La comunicación también mejora cuando los empleados tienen una mejor comprensión del flujo de trabajo

EFICACIA, EFICIENCIA Y EFECTIVIDAD

MODELO DE GESTION OPERATIVA

La gestión operativa en el hambito empresarial se refiere al día a día,esto quiere decir que son acciones realizadas para que la empresa sobreviva, siga existiendo , al día siguiente. Por ejemplo , nos dejan de pagar una cantidad importante de dinero y eso prodece una gran tensión en nuestra tesorería, o varias personas clave de un determinado departamento enferman y esta área de la empresa no puede realizar sus objetivos,o una maquina se avería seriamente y no podemos producir una unidades o prestar un servicio determinado. en todos los casos hemos de solucionar algo que nos afecta en ese momento.

PERFIL DEL NUEVO AUDITOR

Para seguir con el tema de nuestro post anterior sobre los retos de un auditor en este siglo XXI, y la necesidad de replantearnos el rol del auditor (escriba usted la palabra auditor en el buscador de imágenes de google y observe que seguramente en la primeras 10 habrán por lo menos 4 imágenes negativas de este perfil), proponemos acá entonces algunas líneas para pensar el nuevo perfil del auditor.

Podríamos sintetizar el cambio de paradigma que proponemos en la evolución del auditor que recomienda al auditor que asesora, que acompaña, que previene, el auditor I+D.
En este sentido el nuevo auditor se vuelve un apasionado autodidacta que no toma distancia del conocimiento y profundiza en temas como

• Operaciones computacionales (estándares, gestión de activos)
• Telecomunicaciones (firewalls, topologías, WiFi, celulares, IPads, oficina móvil, pedido satelital, etcétera)
• Automatización (mejores prácticas, cubos)
• Gestión del riesgo operativo y tecnológico (estándares)
• Recurso Humano (seguridad y riesgo)
• Ingeniería de software (ciclo de vida, estándares y arquitecturas)
• Programación neurolingüística (Ingeniería social y análisis transaccional asociados)
• Seguridad de la información (estándares, tendencias)
• Hackeo (defensa)

El listado de temas es tan extenso como tan profesional y acucioso sea el auditor, su perfil está basado en una amplia cultura general, como sería el perfil de cualquier asesor, es decir, sabe entender las necesidades sobre las cuales asesorar e investigar de ellas, formarse. En el nuevo paradigma pensamos que un auditor debería aplicar en su perfil las siguientes ideas

• Más gestión, menos administración (la gestión coadyuva -es sistémica- y la administración espera –es sistemática)
• Tolerancia cero, sin probabilidad de fallos ni errores (Jamás van a eliminar los riesgos, pero no deben permitir que la cuerda se afloje)
• Garantizar la confidencialidad, disponibilidad y confiabilidad (esta garantía implica gran responsabilidad, deben investigar mucho para lograrlo)
• “Usted encárguese del negocio que yo me encargo del control” (control, el reto es grande, es una gran responsabilidad)
• Después de seis meses casi todo lo que hoy investigó o aprendió ya no estará vigente
• El informático y el auditor están en el mismo barco y juntos, en empatía son un poderoso velero capaz de atravesar cualquier océano.

Siendo así, entendiendo el cambio hacia nuevas actitudes, nuevas relaciones y metodologías, queda la duda entonces, ¿cuál es la mejor manera de formarse? La universidad abre amplias puertas pero esto no garantiza mantenerse actualizado, abrir una puerta no es estar dentro de un sitio, hace falta avanzar, dar el paso hacia dentro. Pensemos en un contador público y auditor con una maestría en administración financiera, o pensemos también en un ingeniero en sistemas con una maestría en base de datos; pensemos que a cualquiera de estos profesionales les toca auditar “desarrollo de software”, por ejemplo. ¿Acaso con lo que estudiaron serán mejores auditores de aplicativos de software?; ¿cómo miden la calidad?, ¿qué métricas utilizarán?, ¿qué fórmulas matemáticas generarán el estado de la aplicación?, ¿qué método estadístico utilizarán para medir el riesgo?, ¿qué dictamen darán?
La metodología actual se limita a evaluar salidas de datos, y entonces qué sucede, la salida está perfecta pero internamente el programa no valida los fondos de retiro de cajero de una cuenta en particular, por ejemplo. Así que en una noche, pueden vaciar cajeros y dinero virtual, y como el cuadre no es interno no habrá forma inmediata de saberlo, el cuadre es por conciliación por lo tanto, de encontrar el problema podría ser 30 días después y eso dependerá de los controles del procesador, no de los nuestros. Y entonces, ¿quién vio eso? ¿la lógica de los resultados no es en realidad corta ante la lógica de los procesos?

Es ese precisamente el reto del auditor, la armonía entre informáticos y auditores permitirá un diálogo que le de luces a ambos, esta interacción muestra con mayor claridad al auditor el rumbo a seguir para su formación, esto reivindicando la curiosidad de los auditores, ya que el principio de su acuciosidad se encuentra en la curiosidad, principio fundamental del aprendizaje. Así pues el auditor debe ser autodidacta (I+D) y capacitarse constantemente en los temas que sean parte de su responsabilidad actual (cursos, seminarios, conferencias, diplomados). Si audita ISO, debe capacitarse en ISO, si audita textiles, debe capacitarse en textiles, si audita comportamientos, debe capacitarse en PNL, si audita alimentos, debe capacitarse en inocuidad, etcétera.
Un auditor con esta actitud logrará que en poco tiempo:

1. Los auditados le empiecen a dar oportunidad de opinión
2. las áreas auditadas empezarán a implementar sus recomendaciones sin reservas, y requerirán de forma voluntaria la intervención de la auditoría (por gestión, no por obligación)

El perfil entonces, del nuevo auditor, seguirá cambiando como hasta ahora, pero mientras tanto, es nuestra responsabilidad estar al tanto, mantenernos actualizados.

LA ÉTICA EN LA AUDITORÍA

En el complejo y complicado mundo del tercer milenio, en el que el fenómeno de la corrupción está incrementándose peligrosamente, muchos sectores de la sociedad apelan a la Ética como uno de los mecanismos más importantes de lucha anticorrupción.

¿Por qué la gente actúa en forma no ética? Generalmente la gente actúa en forma no ética, debido a dos razones principales:

- porque los principios éticos de una persona difieren de los de la sociedad en general.
- porque la persona decide actuar con egoísmo.

¿Y cuáles son las disculpas más comunes para ello?

- porque todo el mundo lo hace,
- porque si es legal, entonces es ético,
- porque es improbable que se descubra, dado que no tendrá consecuencias importantes.

DILEMAS ÉTICOS

Con frecuencia las personas debemos resolver rápidamente los dilemas éticos que nos presenta la vida moderna. Un dilema ético es una situación que enfrenta una persona, y en la cual toma una decisión sobre la conducta adecuada o apropiada. Generalmente, los dilemas éticos comprenden situaciones en las cuales el bienestar de uno o de más individuos se ve afectado por los resultados de la decisión.

Los dilemas éticos a los cuales se enfrentan los auditores frecuentemente tienen un efecto sobre el bienestar de un número de individuos o grupos. Por ejemplo, si un auditor toma una decisión carente de ética sobre el contenido de un informe de auditoría, el patrimonio de miles de inversionistas y de acreedores puede verse afectado.

Los dilemas éticos que se presentan con mayor frecuencia dentro del ejercicio de la profesión de contador público como de la auditoría, están vinculados con los aspectos siguientes:

 

1. Competencia profesional
2. Responsabilidad individual y asociación de profesionales
3. Cuidado y diligencia profesional
4. Control de calidad
5. Objetividad profesional
6. Consultoría tributaria
7. Recursos del cliente
8. Confidencialidad
9. Honorarios y comisiones
10. Publicidad y promoción
11. Solicitudes de clientes, etc.

¿Cómo hacer para solucionar los dilemas éticos? Diversos marcos de referencia han sido propuestos para solucionar los dilemas éticos; sin embargo, el más recomendado y utilizado es el marco de referencia general para la toma de decisiones, que consiste en seguir los pasos siguientes:

1. Identificar el problema.
2. Identificar cursos de acción posibles.
3. Identificar las limitaciones relacionadas con la decisión.
4. Analizar los efectos probables de los cursos de acción posibles.
5. Seleccionar el mejor curso de acción.

LA ÉTICA PROFESIONAL

La ética profesional es una parte de la ética, que estudia los deberes y los derechos de los profesionales. Puede ser conceptualizada desde dos puntos de vista:

1. Desde el punto de vista especulativo (analiza los principios fundamentales de la moral individual y social, y los pone de relieve en el estudio de los deberes profesionales).
2. Desde el punto de vista práctico (establece a través de normas o reglas de conducta, el orden necesario para satisfacer el bien común).

Según Alvin A. Arens: "la sociedad ha atribuido un significado especial al vocablo profesional, en el sentido que debe esperarse que un profesional se comporte a un nivel superior que otros miembros de la sociedad. Por ejemplo, cuando los periódicos informan que se acusa de un delito a un médico, a un sacerdote, un congresista o un contador público, la gente se siente más decepcionada que cuando ese mismo tipo de cosas suceden con gente que no tiene la etiqueta de profesionales".

El Josephson Institute for the Advancement of Ethics, es un instituto creado como una fundación no lucrativa con el propósito de fomentar la conducta ética de los profesionales del sector gobierno, del derecho, la medicina, los negocios, la contabilidad y el periodismo, ha desarrollado un interesantísimo conjunto de principios éticos que se muestran a continuación:

Principios Éticos Prescritos

1. Honestidad
   Sé veraz, sincero, franco, honrado, imparcial; no digas mentiras, robes, engañes, o embauques a la gente ni seas tortuoso.
   
   
2. Integridad
   Sé una persona de principios, honorable, recta, valerosa, y actúa de acuerdo a tus convicciones; no seas falso o sin escrúpulos, ni adoptes la filosofía del fin justifica los medios que ignora todo principio.
   
   
3. Cumplimiento
   Sé digno de confianza, cumple tus promesas, tus compromisos, cumple con la esencia y la letra de un convenio; no interpretes los convenios en una forma irrazonablemente técnica y legalista para racionalizar el incumplimiento o crear excusas y justificaciones para romper un compromiso.
   
   
4. Lealtad (fidelidad)
   Sé fiel y leal a la familia, amigos, empleadores, clientes y a tu país; no utilices ni reveles información que obtuviste en forma confidencial; en un contexto profesional, cuida tu capacidad de hacer juicios profesionales independientes evitando con escrúpulo cualquier influencia indebida y los conflictos de interés.
   
   
5. Imparcialidad
   Sé justo y razonable, dispuesto a admitir el error y, cuando sea adecuado, a cambiar de posición y creencias, demuestra un compromiso con la justicia, el trato igual a sus semejantes y tolerancia y aceptación de la diversidad; no estafes ni te aproveches indebidamente de los errores o adversidades de otros.
   
   
6. Ver por los demás
   Sé atento, amable y compasivo; comparte, sé dadivoso, ayuda a los demás; ayuda a los necesitados y evita hacer daño a los demás.
7. Respeto a los demás
   Demuestra respeto por la dignidad, la intimidad y el derecho a la autodeterminación de la gente; sé cortés, expedito y decente; da a los demás la información que necesitan para tomar decisiones informadas sobre sus propias vidas; no trates a los demás con aire condescendiente, no los avergüences ni los degrades.
   
   
8. Ciudadano responsable
   Obedece las leyes; si una ley es injusta, protesta abiertamente; ejerce todos tus derechos y privilegios democráticos con responsabilidad participando (votando y expresando opiniones informadas), con conciencia social y servicio público; cuando estés en una posición de liderazgo o autoridad, respeta abiertamente y ennoblece los procesos democráticos de toma de decisiones, evita la reserva o el encubrimiento innecesario de información y asegúrate que los demás tengan la información que necesitan para hacer elecciones inteligentes y ejerzan sus derechos.
   
   
9. Búsqueda de la excelencia
   Busca la excelencia en todo; en el cumplimiento de tus responsabilidades personales y profesionales; sé diligente, confiable, trabajador, y comprometido; realiza todas tus tareas lo mejor que puedas, crea y conserva un alto grado de competencia, infórmate y prepárate bien; no te conformes con la mediocridad; no "ganes a toda costa".
   
   
10. Responsabilidad
    Sé responsable, acepta la responsabilidad de tus decisiones, de las consecuencias previsibles de tus acciones y omisiones y de poner el ejemplo a los demás. Los padres, maestros, empleadores, muchos profesionales y funcionarios públicos tienen obligación especial de enseñar con el ejemplo, de proteger y fomentar la integridad y reputación de sus familias, compañías, profesiones y del gobierno mismo; una persona sensible a la ética evita incluso la apariencia de deshonestidad, y emprende cualquier acción necesaria para corregir y evitar la conducta impropia en los demás.
     

CARACTERÍSTICAS DE LA ÉTICA PROFESIONAL

Tres son las características fundamentales de la ética profesional:

 

1. Es absoluta
   Significa que su validez no se encuentra supeditada a normas extrañas, sino que por el contrario, es ella la que determina.
2. Es universal
   Significa que obliga a todos los profesionales que se encuentran en igualdad de circunstancias.
3. Es inviolable
   Significa que por su propia naturaleza, no pierde valor, aunque sea incumplida.

LA ÉTICA Y EL CONTADOR PÚBLICO

La profesión contable es por excelencia una profesión autorregulada

La vida del contador público que tiene ética es necesariamente distinta de los que no la tienen, su comportamiento, sus hábitos de vida, su forma de pensar, de valorar las situaciones, de decidir, son distintos porque se llevan a cabo a la luz de la ética y porque tienen distintos niveles de significado.

Los profesionales y particularmente los contadores públicos tenemos una amplia gama de principios y normas de ética. Por otra parte, dentro de la profesión de contador público, probablemente la auditoría es la especialidad que le presta más importancia a la ética, debido a que está presente en toda la extensión de su trabajo, sea en condición de auditor interno, auditor externo, auditor de organizaciones privadas o auditor gubernamental.

Pero, ¿qué se entiende por ética? o ¿cómo interpreta la ética, el profesional contable? Alvin A. Arens señala que la ética puede definirse en un sentido amplio como un conjunto de principios o valores morales; Ray O. Whittingthon define la ética como el estudio del juicio moral y de las normas de conducta; y la International Federation of Accountants (IFAC) la define como una ciencia normativa cuyo objeto es el estudio de la bondad o maldad de los actos humanos, tanto en lo que respecta a sí mismos como en función de la sociedad.

Y, ¿qué son los valores morales? Los valores morales son aquellas condiciones que perfeccionan al hombre en lo más alto de la escala de valores, puesto que tienen que ver con las causas finales de todos sus actos, son las razones más altas que los hacen trascender de todos sus actos infrahumanos e inframorales, le dan sentido a toda su existencia, su razón misma de vida y participación en lo absoluto.

 

 

AUDITORIA DE GESTION

Auditoría de Gestión. Consiste en el examen y evaluación que se realiza en una entidad, para establecer el grado de Economía, Eficiencia y Eficacia en la planificación, control y uso de sus recursos y comprobar la observancia de las disposiciones pertinentes, con el objetivo de verificar la utilización más racional de los recursos y mejorar las actividades o materias examinadas.

Etapas

Exploración y Examen Preliminar

Comprende el estudio que, previo a la ejecución de la auditoría, se debe realizar de la entidad, para conocer los siguientes aspectos:

• Estructura organizativa y funciones.
• Flujo del proceso productivo o del servicio que presta, para lo cual debe valerse de los correspondientes diagramas.
• Características de la producción o del servicio.
• Capacidad de producción o servicio instalada.
• Plan de producción o servicio.
• Sistemas de costo, centros de costo, áreas de responsabilidad, los presupuestos de gastos y su comportamiento.
• Fuentes de abastecimiento de las materias primas y materiales fundamentales.
• Destino de la producción terminada o de los servicios prestados.
• Cantidad total de trabajadores, agrupados por categorías ocupacionales, con sus respectivas calificaciones.
• Existencia de normas de consumo y cartas tecnológicas, así como fichas de costo, actualizadas.
• Existencia de normas de trabajo.
• Revisar la información que obra en el expediente único que contiene los resultados de las auditorías, inspecciones, comprobaciones y verificaciones fiscales, anteriores.
• Verificación de las fuentes de financiamiento.
• Evaluación del sistema de control interno contable y administrativo, para lo cual se tendrá en cuenta:
  • Conocer los sistemas de información establecidos y si son oportunos y dinámicos.
  • Comprobar el cumplimiento de los principios de control interno.
  • Incluir todas las verificaciones que procedan para arribar a conclusiones respecto a la eficacia del control interno.
  • Verificar el comportamiento de los medios que garanticen la eficacia del control interno.
  • Examinar y evaluar los documentos, operaciones, registros y estados financieros que permitan determinar si estos reflejan razonablemente su situación financiera y los resultados de sus operaciones, así como el cumplimiento de las disposiciones económico- financieras.
  • Evaluar la confiabilidad, suficiencia y oportunidad de los sistemas automatizados de procesamiento de la información.
  • Analizar el comportamiento de los indicadores económicos fundamentales de la entidad.
  • Revisar informes económicos y otros documentos que brinden información general sobre la situación de la entidad.
  • Realizar las entrevistas que se consideren necesarias con dirigentes, técnicos y demás trabajadores vinculados con la entidad, incluidas las organizaciones políticas y de masas.
  • Efectuar un recorrido por las áreas que conforman la entidad, a fin de observar el funcionamiento en su conjunto.

Para conocer algunos de los aspectos antes señalados, podrán utilizarse fuentes externas a la entidad, si se considera necesario.

Planeamiento

Una vez realizada la exploración, estarán creadas las condiciones para efectuar el planeamiento de la auditoría, que deberá incluir, entre otros:

• Definir los aspectos que deben ser objeto de comprobación, por las expectativas que dio la exploración, así como determinar las áreas, funciones y materias críticas.
• Analizar la reiteración de deficiencias y sus causas.
• Definir las formas o medios de comprobación que se van a utilizar.

Definición de los objetivos específicos de la auditoría.

• estos serán presentados a la autoridad facultada, para que decida su aprobación;
• determinación de los auditores y otros especialistas que se requieran.

Atendiendo a los objetivos propuestos, la magnitud del trabajo y su complejidad, se determinará:

• cuántos auditores son necesarios y qué calificación deben tener; y
• qué otros técnicos son necesarios y de qué nivel de dirección.
• Programas flexibles confeccionados específicamente, de acuerdo con los objetivos trazados, que den respuesta a la comprobación de las 3 "E" (Economía, Eficiencia y Eficacia). Estos deberán confeccionarse por los auditores participantes, revisarse por el jefe de la auditoría y aprobarse por el supervisor o por el jefe del área.
• Determinación del tiempo que se empleará en desarrollar la auditoría, así como su presupuesto.

Ejecución

En esta etapa, como lo indica el título, es donde se ejecuta propiamente la auditoría, por lo que se deberá:

• verificar toda la información obtenida verbalmente; y
• obtener evidencias suficientes, competentes y relevantes.

Por la importancia que tienen estos aspectos para sustentar el trabajo realizado por los auditores y especialistas, deberán tenerse en cuenta:

• Que las pruebas determinen las causas y condiciones que originan los incumplimientos y las desviaciones.
• Que las pruebas pueden ser externas, si se considera necesario.
• Cuantificar todo lo que sea posible, para determinar el precio del incumplimiento.
• Prestar especial atención para que la auditoría resulte económica, eficiente y eficaz, que se cumpla dentro del marco presupuestado, así como que sirva de instrumento para coadyuvar a la toma de decisiones inteligentes y oportunas.
• El trabajo de los especialistas, que no son auditores, debe realizarse sobe la base de los objetivos definidos en el planeamiento.
• El Jefe de la auditoría deberá encargarse de la orientación y revisión del trabajo, a fin de que se cumplan satisfactoriamente los programas trazados y, por ende, los objetivos previstos;
• El trabajo debe ser supervisado adecuadamente por un especialista de la unidad de auditoría debidamente facultado para ello.
• Determinar en detalle el grado de cumplimiento de las tres "E", teniendo en cuenta: condición, criterio, efecto y causa.

Informe

La exposición del Informe de Auditoría de Gestión debe expresar de forma concreta, clara y sencilla los problemas, sus causas y efectos, con vistas a que se tome por los ejecutivos de la entidad como una herramienta de dirección.
No obstante, adicionalmente, deberá considerarse lo siguiente:

Introducción

Los objetivos que se expondrán en este segmento, serán los específicos que fueron definidos en la 2da. Etapa: "Planeamiento".

Conclusiones

• Se deberá exponer, de forma resumida, el precio del incumplimiento, es decir, el efecto económico de las ineficiencias, prácticas antieconómicas, ineficacias y deficiencias en general.
• Se reflejarán, también de forma resumida, las causas y condiciones que incidieron en el grado de cumplimiento de las tres "E" y su interrelación.

Cuerpo del Informe

• Hacer una valoración de la eficacia de las regulaciones vigentes.
• Todo lo que sea cuantificable, deberá cuantificarse.

Recomendaciones

Estas deben ser generales y constructivas, no comprometiéndose la auditoría con situaciones futuras que se puedan producir en la entidad.

Anexos

Se pueden mostrar de forma resumida las partidas que componen el precio del incumplimiento (daños materiales y perjuicios económicos), así como un resumen de responsabilidades.
También pueden utilizarse gráficos para garantizar una mejor asimilación por parte del destinatario.

Síntesis

En ocasiones es necesario confeccionar un resumen, el cual debe reflejar los hallazgos más relevantes de forma amena, diáfana, precisa y concisa que motive su lectura

Seguimiento

Resulta aconsejable, de acuerdo con el grado de deterioro de las 3 "E" , realizar una recomprobación decursazo entre uno y dos años, permitiendo conocer hasta que punto la administración fue receptiva sobre los hallazgos mostrados y las recomendaciones dadas, ello dado en cualquiera de las circunstancias, es decir tanto si se mantuvo la administración de la entidad en manos del mismo personal, como si éste hubiera sido sustituido por su desacierto.

PRINCIPIOS Y TECNICAS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Principios de Auditoria Administrativa

Es conveniente ahora tratar lo referente a los principios básicos en las auditorias administrativas, los cuales vienen a ser parte de la estructura teórica de ésta, por tanto debemos recalcar tres principios fundamentales que son los siguientes:

 Sentido de la evaluación La auditoria administrativa no intenta evaluar la capacidad técnica de ingenieros, contadores, abogados u otros especialistas, en la ejecución de sus respectivos trabajos. Mas bien se ocupa de llevara cabo un examen y evaluación de la calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes, es decir, personas responsables de la administración de funciones operacionales y ver si han tomado modelos pertinentes que aseguren la implantación de controles administrativos adecuados, que asegures: que la calidad del trabajo sea de acuerdo con normas establecidas, que los planes y objetivos se cumplan y que los recursos se apliquen en forma económica.

 Importancia del proceso de verificación Una responsabilidad de la auditoria administrativa es determinar que es lo que sé esta haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos; la practica nos indica que ello no siempre está de acuerdo con lo que él responsable del área o el supervisor piensan que esta ocurriendo. Los procedimientos de auditoria administrativa respaldan técnicamente la comprobación en la observación directa, la verificación de información de terrenos, y el análisis y confirmación de datos, los cuales son necesarios e imprescindibles.

 Habilidad para pensar en términos administrativos El auditor administrativo, deberá ubicarse en la posición de una administrador a quien se le responsabilice de una función operacional y pensar como este lo hace (o debería hacerlo). En sí, se trata de pensar en sentido administrativo, el cual es un atributo muy importante para el auditor administrativo.

Técnicas de la Auditoria Administrativa

Para la obtención de información relacionada a una operación, función o tema que se examina, es necesario considerar que se esta ante una investigación que lleva una metodología definida, misma que se ha abordado al hablar de la planeación y requerirá de la utilización de técnicas de auditoria para este fin, siendo las mas comunes las siguientes:

1. Entrevista.- en un sentido general, representa el proceso de entablar una conversación con la finalidad de obtener información de una actividad, cubriendo así su objetivo y la realiza en forma directa con el personal idóneo preferentemente de nivel directivo e inclusive del director o gerente y en su caso con personal de niveles de supervisor y operativo. Este es un medio importante de obtener información para la Auditoria. Se deben preparar las preguntas con anterioridad, de tal forma que se nos dé la información que requerimos. Las personas que van a ser entrevistadas deben seleccionarse con cuidado y se les debe avisar previamente para que preparen la documentación que se requerirá. En la entrevista el auditor comenzará por establecer el propósito de la misma y la importancia del acopio de hechos para la revisión de las áreas funcionales bajo estudio. El ambiente debe ser amistoso y abierto, el auditor debe actuar con tacto y diplomacia todo el tiempo. Al final de la entrevista es aconsejable verificar la exactitud de la información, solicitando a la persona entrevistada que lea las notas del auditor y ponga sus iniciales

2. Observación directa.- realmente la observación representa la técnica mas natural y se relaciona con la habilidad y predisposición para fijarse en los acontecimientos que acontecen en la organización y relacionados con el tema de evaluación, así como el clima de trabajo imperante.

3. Cuestionario.- Representa un formulario prediseñado o elaborado al momento de su utilización para recoger información no teniendo limites para ello, en tal forma que comprende las diferentes áreas de la organización y sus operaciones, desprendiéndose de ello que no solo obtiene información del tema a evaluar sino que también permite conocer aspectos generales de la organización.

El cuestionario debe de estar elaborado en forma clara que permita contestar en el momento en forma diligente teniendo en ocasiones dos opciones, es decir, un Si o No, o bien varias opciones, en el primer caso se denominara de pregunta cerrada simple y en el segundo caso con respuestas múltiples, también existen de preguntas abiertas.

Dentro de las ventajas de utilizar cuestionarios están las siguientes:

 Agilidad en la obtención de información.
 Optimización de actividades derivadas de la auditoria.
 Confirmación de hechos y sucesos heterogéneos.

El primer punto es obvio su resultado, es decir, abrevia el proceso de obtención de información, en el segundo se detectan los efectos colaterales en el sentido que de diversos temas relacionados se obtiene referencia y finalmente en el tercero se aprovecha el diseño y contenido del cuestionario para ampliar su cobertura en aspectos interrelacionados aunque no sean propiamente del mismo tema en forma directa.

El análisis del funcionamiento actual se logra utilizando cuestionarios o secciones del mismo que sean pertinentes según el alcance de la Auditoria, además, el cuestionario permite al auditor sintetizar los elementos que causan dificultades y deficiencias a la organización. El sondeo que se lleva a cabo por el cuestionario, depende de la metodología que se aplique, pero generalmente se relaciona con los principios administrativos: planeación, organización, dirección, Integración de personal y control. Una vez que se han diagnosticado los problemas reales, el auditor debe estar preparado para apreciar el nivel de desempeño del área investigada, indicando si es excelente, bueno, adecuado ó pobre y hacer las recomendaciones necesarias para mejorar el desempeño.