AUDITORIA DE GESTION

Auditoría de Gestión. Consiste en el examen y evaluación que se realiza en una entidad, para establecer el grado de Economía, Eficiencia y Eficacia en la planificación, control y uso de sus recursos y comprobar la observancia de las disposiciones pertinentes, con el objetivo de verificar la utilización más racional de los recursos y mejorar las actividades o materias examinadas.

Etapas

Exploración y Examen Preliminar

Comprende el estudio que, previo a la ejecución de la auditoría, se debe realizar de la entidad, para conocer los siguientes aspectos:

• Estructura organizativa y funciones.
• Flujo del proceso productivo o del servicio que presta, para lo cual debe valerse de los correspondientes diagramas.
• Características de la producción o del servicio.
• Capacidad de producción o servicio instalada.
• Plan de producción o servicio.
• Sistemas de costo, centros de costo, áreas de responsabilidad, los presupuestos de gastos y su comportamiento.
• Fuentes de abastecimiento de las materias primas y materiales fundamentales.
• Destino de la producción terminada o de los servicios prestados.
• Cantidad total de trabajadores, agrupados por categorías ocupacionales, con sus respectivas calificaciones.
• Existencia de normas de consumo y cartas tecnológicas, así como fichas de costo, actualizadas.
• Existencia de normas de trabajo.
• Revisar la información que obra en el expediente único que contiene los resultados de las auditorías, inspecciones, comprobaciones y verificaciones fiscales, anteriores.
• Verificación de las fuentes de financiamiento.
• Evaluación del sistema de control interno contable y administrativo, para lo cual se tendrá en cuenta:
  • Conocer los sistemas de información establecidos y si son oportunos y dinámicos.
  • Comprobar el cumplimiento de los principios de control interno.
  • Incluir todas las verificaciones que procedan para arribar a conclusiones respecto a la eficacia del control interno.
  • Verificar el comportamiento de los medios que garanticen la eficacia del control interno.
  • Examinar y evaluar los documentos, operaciones, registros y estados financieros que permitan determinar si estos reflejan razonablemente su situación financiera y los resultados de sus operaciones, así como el cumplimiento de las disposiciones económico- financieras.
  • Evaluar la confiabilidad, suficiencia y oportunidad de los sistemas automatizados de procesamiento de la información.
  • Analizar el comportamiento de los indicadores económicos fundamentales de la entidad.
  • Revisar informes económicos y otros documentos que brinden información general sobre la situación de la entidad.
  • Realizar las entrevistas que se consideren necesarias con dirigentes, técnicos y demás trabajadores vinculados con la entidad, incluidas las organizaciones políticas y de masas.
  • Efectuar un recorrido por las áreas que conforman la entidad, a fin de observar el funcionamiento en su conjunto.

Para conocer algunos de los aspectos antes señalados, podrán utilizarse fuentes externas a la entidad, si se considera necesario.

Planeamiento

Una vez realizada la exploración, estarán creadas las condiciones para efectuar el planeamiento de la auditoría, que deberá incluir, entre otros:

• Definir los aspectos que deben ser objeto de comprobación, por las expectativas que dio la exploración, así como determinar las áreas, funciones y materias críticas.
• Analizar la reiteración de deficiencias y sus causas.
• Definir las formas o medios de comprobación que se van a utilizar.

Definición de los objetivos específicos de la auditoría.

• estos serán presentados a la autoridad facultada, para que decida su aprobación;
• determinación de los auditores y otros especialistas que se requieran.

Atendiendo a los objetivos propuestos, la magnitud del trabajo y su complejidad, se determinará:

• cuántos auditores son necesarios y qué calificación deben tener; y
• qué otros técnicos son necesarios y de qué nivel de dirección.
• Programas flexibles confeccionados específicamente, de acuerdo con los objetivos trazados, que den respuesta a la comprobación de las 3 "E" (Economía, Eficiencia y Eficacia). Estos deberán confeccionarse por los auditores participantes, revisarse por el jefe de la auditoría y aprobarse por el supervisor o por el jefe del área.
• Determinación del tiempo que se empleará en desarrollar la auditoría, así como su presupuesto.

Ejecución

En esta etapa, como lo indica el título, es donde se ejecuta propiamente la auditoría, por lo que se deberá:

• verificar toda la información obtenida verbalmente; y
• obtener evidencias suficientes, competentes y relevantes.

Por la importancia que tienen estos aspectos para sustentar el trabajo realizado por los auditores y especialistas, deberán tenerse en cuenta:

• Que las pruebas determinen las causas y condiciones que originan los incumplimientos y las desviaciones.
• Que las pruebas pueden ser externas, si se considera necesario.
• Cuantificar todo lo que sea posible, para determinar el precio del incumplimiento.
• Prestar especial atención para que la auditoría resulte económica, eficiente y eficaz, que se cumpla dentro del marco presupuestado, así como que sirva de instrumento para coadyuvar a la toma de decisiones inteligentes y oportunas.
• El trabajo de los especialistas, que no son auditores, debe realizarse sobe la base de los objetivos definidos en el planeamiento.
• El Jefe de la auditoría deberá encargarse de la orientación y revisión del trabajo, a fin de que se cumplan satisfactoriamente los programas trazados y, por ende, los objetivos previstos;
• El trabajo debe ser supervisado adecuadamente por un especialista de la unidad de auditoría debidamente facultado para ello.
• Determinar en detalle el grado de cumplimiento de las tres "E", teniendo en cuenta: condición, criterio, efecto y causa.

Informe

La exposición del Informe de Auditoría de Gestión debe expresar de forma concreta, clara y sencilla los problemas, sus causas y efectos, con vistas a que se tome por los ejecutivos de la entidad como una herramienta de dirección.
No obstante, adicionalmente, deberá considerarse lo siguiente:

Introducción

Los objetivos que se expondrán en este segmento, serán los específicos que fueron definidos en la 2da. Etapa: "Planeamiento".

Conclusiones

• Se deberá exponer, de forma resumida, el precio del incumplimiento, es decir, el efecto económico de las ineficiencias, prácticas antieconómicas, ineficacias y deficiencias en general.
• Se reflejarán, también de forma resumida, las causas y condiciones que incidieron en el grado de cumplimiento de las tres "E" y su interrelación.

Cuerpo del Informe

• Hacer una valoración de la eficacia de las regulaciones vigentes.
• Todo lo que sea cuantificable, deberá cuantificarse.

Recomendaciones

Estas deben ser generales y constructivas, no comprometiéndose la auditoría con situaciones futuras que se puedan producir en la entidad.

Anexos

Se pueden mostrar de forma resumida las partidas que componen el precio del incumplimiento (daños materiales y perjuicios económicos), así como un resumen de responsabilidades.
También pueden utilizarse gráficos para garantizar una mejor asimilación por parte del destinatario.

Síntesis

En ocasiones es necesario confeccionar un resumen, el cual debe reflejar los hallazgos más relevantes de forma amena, diáfana, precisa y concisa que motive su lectura

Seguimiento

Resulta aconsejable, de acuerdo con el grado de deterioro de las 3 "E" , realizar una recomprobación decursazo entre uno y dos años, permitiendo conocer hasta que punto la administración fue receptiva sobre los hallazgos mostrados y las recomendaciones dadas, ello dado en cualquiera de las circunstancias, es decir tanto si se mantuvo la administración de la entidad en manos del mismo personal, como si éste hubiera sido sustituido por su desacierto.