METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN

ETAPAS DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN.

EXPLORACIÓN Y EXAMEN PRELIMINAR

Comprende el estudio que, previsto a la ejecución de la auditoría, se debe realizar de la entidad, para la conocer los siguientes aspectos.

 

ü  Estructura organizativa y funciones

ü  Flujo del proceso productivo o del servicio que presta, para lo cual debe valerse de los correspondientes diagramas.

ü  Características de la producción o del servicio.

ü  Capacidad de producción o servicio instalada.

ü  Plan de producción o servicios.

ü  Sistemas de costos, centros de costos, áreas de responsabilidad, los presupuestos de gastos y su comportamiento.

ü  Fuentes de abastecimientos de las materias primas y materiales fundamentales.

ü  Destino de la producción terminada o de los servicios prestados.

ü  Cantidad total de trabajadores, agrupados por categorías ocupacionales, con sus respectivas calificaciones.

ü  Existencia de las normas de consumo y cartas tecnológicas, así como ficha de costo actualizada.

ü  Existencia de normas de trabajo.

ü  Revisar las informaciones que obra en el expediente único que contiene resultados de las auditorías, inspecciones, comprobaciones, y verificaciones fiscales, anteriores.

ü  Verificación de las fuentes de financiamiento;

ü  Evaluación del Sistema de Control Interno Contable y Administrativo, para lo cual se tendrá en cuenta:

·       Conocer los sistemas de información establecidos y si son oportunos y dinámicos.

·       Comprobar el cumplimiento de los principios del Control Interno.

·       Incluir todas las verificaciones que procedan arribar conclusiones respecto a la eficacia del Control Interno; y

·       Verificar el comportamiento de los medios que garanticen la eficacia del Control Interno.

ü  Examinar y evaluar los documentos, operaciones, registros y Estados Financieros, que permitan determinar si estos reflejan razonablemente su situación financiera y los resultados de sus operaciones sí como el cumplimiento de las disposiciones económico - financieras.

ü  Evaluar la confiabilidad, suficiencia y oportunidad de los sistemas automatizados de los procesamientos de la información.

·           Analizar el comportamiento de los indicadores económicos fundamentales de la entidad

·           Revisar Informes Económicos y otros documentos que brinden información general sobre la situación de la entidad.

·           Realizar las entrevistas que se consideren necesarias con dirigentes, Técnicos, y demás trabajadores vinculados con la entidad, incluido las organizaciones política y de masas; y

·           Efectuar un recorrido por las áreas que conformen la entidad, a fin de observar el funcionamiento en su conjunto.

Para conocer algunos de los aspectos antes señalados, podrán utilizarse fuentes externas si se considera necesario.

 

Al concluir la misma el Jefe de Auditoría deberá evaluar la conveniencia de emitir un informe preliminar que resuma la situación del control. Este será aconsejable cuando se considere que la duración de la auditoría pueda prolongarse, con vista a permitir que la administración comience a adoptar medidas, lo que al decidirse contribuirá a aligerar el informe final.

 

PLANEAMIENTO

 

Una vez realizada la exploración, estarán creadas las condiciones para efectuar el planeamiento de la auditoría, que deberá incluir, entre otro:

ü  El análisis de los elementos obtenidos en la exploración, que deberá conducir a:

·       Definir los aspectos que deben ser objetos de comprobación, por las expectativas que dio la exploración, así como determinar las áreas, funciones y materias críticas;

·       Analizar la reiteración de deficiencias y sus causas; y

·       Definir las formas o medios de comprobación que se van a utilizar

·       Definición de los objetivos específicos de la auditoría.

Estos objetivos serán presentados a la autoridad facultada, para que de su aprobación; y determinación de los auditores y otros especialistas que se requieran.

 

ü  Atendiendo a los objetivos propuestos, la magnitud del trabajo y su complejidad, se determinará:

·       Cuántos auditores son necesarios y qué calificación deben tener; y

·       Qué otros técnicos son necesarios y de qué nivel de dirección.

·       Programas flexibles confeccionados específicamente, de acuerdo con los objetivos trazados, que den respuesta a la comprobación de las 3 "E"[Economía, Eficiencia y Eficacia]. Estos deberán confeccionarse por los auditores participantes, revisarse por el jefe de auditoría y aprobarse por el supervisor, o por el jefe de área.

·       Determinación del tiempo que se empleará en desarrollar la auditoría, así como el presupuesto.

EJECUCIÓN

 

En esta etapa, como indica el título, de donde se ejecuta propiamente la auditoría, por lo que se deberá:

 

ü  Verifica toda la información obtenida verbalmente; y

ü  Obtener evidencias suficientes, competentes y relevantes.

ü  Por la importancia que tienen estos aspectos para sustentar el trabajo realizado por los auditores y especialistas deberán tener en cuenta:

·       Que las pruebas determinen las causas y condiciones que originan los incumplimientos y las desviaciones;

·       Que las pruebas pueden ser externas, si se considera necesaria.

·       Cuantificar todo lo que sea posible, para determinar el precio del incumplimiento.

ü  Presentar especial atención para que la auditoría resulte económica, eficiente y eficaz, que se cumpla dentro del marco presupuestado, así como que sirva de instrumentos para coadyuvar a la toma de decisiones a la toma de decisiones inteligentes y oportunas:

·       El trabajo de los especialistas, que no son auditores, deben realizarse sobre la base de los objetivos definidos en el planeamiento.

 

·       El trabajo debe ser supervisado adecuadamente por un especialista de la unidad de auditoría debidamente facultado; y

 

·       Determinar en detalle el grado de cumplimiento de las tres "E", teniendo en cuenta: Condición, criterio, efecto y causa.

 

INFORME

 

El contenido del Informe de Auditoría de Gestión debe expresar de forma clara, concreta, y sencilla los problemas, sus causas como una herramientas de dirección.

No obstante, adicionalmente, deberá considerarse lo siguiente:

1.        Introducción: Los objetivos que se expondrán en este segmento, serán los específicos que fueron definidos en la etapa "Planeamiento".

2.        Conclusiones: Se deberá exponer, de forma resumida, el precio del incumplimiento, es decir el efecto económico de las ineficiencias prácticas antieconómicas, ineficacias y deficiencias en general. Se reflejarán, también de forma resumida, las causas y condiciones que incidieron en el grado de cumplimiento de las 3 " Ë " y su interrelación.

3.        Cuerpo del Informe: Hacer una valoración de la eficacia de las regulaciones vigentes. Todo lo que sea cuantificable, deberá cuantificarse

4.        Recomendaciones: Estas deben ser generales y constructivas, no comprometiéndose la auditoría con situaciones futuras que puedan producir en la entidad.

5.        Anexos: Se puede mostrar de forma resumida las partidas que componen el precio del incumplimiento (daños materiales y perjuicios económicos), así como un resumen de responsabilidades. También puede utilizarse gráficos para garantizar una mejor asimilación por parte del destinatario.

6.        Síntesis: En ocasiones es necesario confeccionar un resumen, el cual debe reflejar los hallazgos más relevantes de forma amena, diáfana, precisa y concisa que motive su lectura.

SEGUIMIENTO

 

Resulta aconsejable, de acuerdo con el grado de deterioro de las 3 "E", realiza una comprobación decursado entre uno y dos años, permitiendo conocer hasta qué punto la administración fue receptiva sobre los hallazgos mostrados y las recomendaciones dadas, ello dado en cualesquiera de las circunstancias, es decir tanto si se mantuvo la administración de la entidad en manos del mismo personal, como si éste hubiera sido sustituido por desacierto.