EL KAIZEN Y LA AUDITORÍA INTERNA: LA MEJORA CONTINUA…

Toda organización que posea un departamento o gerencia de Auditoría Interna, deberá hacer de ésta y sus procesos algo eficaz y eficiente a los efectos tanto de mejorar los rendimientos de dicha
empresa, como así también consolidar su posición competitiva en el mercado.

La operatoria de la auditoría interna deberá estar determinada claramente por los resultados
concretos de un análisis de coste ? beneficio, de manera tal de apuntar con precisión a aquellos aspectos de mayor nivel de riesgo y que comprometan en mayor medida el flujo de fondos para la organización.

El kaizen como proceso de mejora continua centrado en la eliminación sistemática de desperdicios,
enfocada a la estandarización de los procesos y con claro empeño en lograr orden, simplicidad y auto-disciplina debe apuntar a servir a la Auditoría Interna a los efectos de la mejora de los procesos que le son propios, como a servir de guía y objetivo para la mejora de los procesos y actividades
auditadas.

Así pues tenemos la obligación de parte de la Auditoría Interna de mejorar sistemáticamente sus propios procesos, cómo así también apuntar al mejoramiento continuo de los controles internos y de los procesos organizacionales.

Sí repasamos las principales atribuciones de la Auditoría Interna nos encontramos con aspectos tales como:
•
Comprobar que todos los niveles de la organización acatan el orden establecido mediante políticas, normas, leyes, reglamentos, convenios y contratos.
•
Evaluar las políticas establecidas en cuanto a si se identifican con los objetivos empresariales.
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Evaluar la eficacia de los niveles ejecutivos en la conducción de sus respectivas áreas.
•
Evaluar las operaciones, procesos, sistemas, actividades y juzgar respecto a su efectividad.
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Evaluar en todos los niveles de la organización la forma en que se aprovechan los recursos, tales como: tiempo, materiales, financieros, económicos, humanos y las oportunidades.
•
Evaluar los riesgos potenciales e informar acerca de ellos.
•
Verificar la existencia y aptitud de los Planes de Contingencia.

En cada uno de estos atributos se podrá ver con total claridad la necesidad de aplicar el Kaizen
como forma de mejorar la evaluación, como así también la calidad de los procesos y actividades auditadas.

La detección, prevención y eliminación de los diferentes y variados tipos de desperdicios y
despilfarros son una de las principales obligaciones de la Auditoría Interna, como así también de todos y cada uno de las áreas y sectores de la organización.
Eliminar y por sobre todas las cosas prevenir la ocurrencia de diversos tipos de desperdicios implica no sólo evitar la pérdida de recursos, sino además afianzar y consolidar el flujo de fondos, lo cual permite mejorar el valor económico y patrimonial de la empresa.

En la medida en que la Auditoría Interna mediante su accionar evite la pérdida de recursos debido
tanto a falencias en los procesos, como a la comisión de ilícitos estará colaborando de tal forma a mejorar los resultados de la organización.

Apuntar a mejorar los procesos y actividades, mostrando y demostrando los desperdicios por la no
generación de valor agregado o la pérdida sistemática de recursos materiales, financieros y humanos es una de las principales obligaciones de una Auditoría Interna capaz de servir a las nuevas empresas de alta competitividad.

Para ello la Auditoría Interna deberá comprometerse con el enfoque de la Auditoría Operativa,
haciendo para ello uso de nuevas herramientas de diagnóstico, análisis y gestión.

Deben ser removidos los paradigmas que hasta ahora imperaban en la mente y la acción de los auditores internos, haciéndolos más flexibles y adaptables a las nuevas exigencias del mercado y de la tecnología.

Dentro de este cambio de paradigmas la Auditoría Interna debe pasar a servir y formar parte activa
del proceso de Planeación Estratégica, guiando los controles, relevamientos y evaluaciones del control interno en función de los objetivos, valores y misiones de la organización en su conjunto y de la Auditoría Interna en especial.

Entre las actitudes de las Auditorías Internas, no compatibles con los esquemas y funcionamiento de las organizaciones competitivas tenemos:
•
La existencia de controles repetitivos, careciéndose de innovación.
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La falta de mejora continua a los efectos del funcionamiento del área de auditoría, como de las áreas auditadas.
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La falta de creatividad e imaginación a la hora de auditar y controlar.
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Hacer de las labores de auditoría un servicio para el Jefe o Gerente de Auditoría en lugar de servir a los sectores auditados y a la organización en su conjunto.
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Falta de rapidez en los informes, sobre todo de las áreas auditadas a los efectos de corregir la situación lo más pronto posible.
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Apuntar a las personas en lugar de hacerlo con los procesos y sistemas.
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Falta de pensamiento sistémico, orientado a los procesos y apoyado en datos y hechos comprobables estadísticamente.
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La no utilización del Control Estadístico de Procesos para verificar la capacidad de funcionamiento de los procesos, y detectar cuando las falencias detectadas son propias del funcionamiento del sistema (aleatorios) y cuando son producto de causas especiales, y por lo tanto factible de análisis para su corrección inmediata.
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Ausencia o muy endeble trabajo en equipo dentro de la Auditoría, como así también falta de integración a la empresa con un claro compromiso de trabajo en equipo.
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Falta de visión y misión que permita a la Auditoría Interna un compromiso total con los objetivos estratégicos de la organización y su plena participación en el logro de las ventajas estratégicas.
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Falta de una capacitación continua de su personal, cómo así también comprometerse a auditar las necesidades de capacitación del activo más valioso que tiene una organización que son sus recursos humanos. Una organización cuyos conocimientos técnicos no se actualizan y por lo tanto se degradan ante el paso del tiempo y los cambios, ve desvalorizarse día a día su Capital Intelectual, y con ello las posibilidades de generar ingresos positivos en el futuro. Pregúntese cuantas Auditorías Internas o Externas analizan y auditan tal cuestión, y luego examine la gravedad de tal circunstancia.
•
No se auditan debidamente el resguardo de los derechos intelectuales sobre marcas, procesos y productos.
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No se audita la calidad de los sistemas de información, evaluando la capacidad de permitir un eficaz y eficiente monitoreo de la evolución de la empresa y su relación con el entorno.
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No se auditan los desperdicios, calculando además los costes que ellos implican para la organización.
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No se adopta una clara política y medidas tendientes a la prevención.
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No se monitorea y evalúa la existencia y funcionamiento de los sistemas de mantenimientos de máquinas, equipos, instalaciones, y software.
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No se evalúan convenientemente los diversos tipos de riesgos y las medidas preventivas adoptadas, cómo por ejemplo en materia de seguridad y calidad.
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No se evalúan, dentro del marco de la evaluación de desperdicios, los tiempos perdidos o excesos en los plazos de ejecución de las actividades o procesos.
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No se evalúa la lealtad de empleados, clientes y accionistas, dada la fundamental trascendencia que ello tiene para el valor patrimonial presente y futuro del ente.

Los factores antes enunciados son validos también para la Auditoría Externa. De que sirve
informar a terceros acerca del valor patrimonial e ingresos de una organización, si no se informa además de la caída en las ventas, de la alta rotación de clientes, de la continua pérdida de personal, y la desvalorización constante de los bienes de capital por falta de mantenimiento, o de los altos riesgos
asumidos por la organización por la falta de políticas claras y contundentes
en materia de seguridad y calidad.

Dentro de este marco es que cobra vida y mayor vitalidad la necesidad imperiosa de una mejora
continua en los procesos de revisión como así también la obligación de observar la generación de una mejora continua en los procesos internos de la empresa que aseguren una rentabilidad consistente.