sábado, 1 de septiembre de 2012

PROCESO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

“El mejor método para examinar una organización y determinar las mejoras necesarias, es estudiar el mecanismo administrativo para determinar si la planeación, la organización, el mando, la coordinación y el control están siendo atendidos, o sea, si la empresa esta bien administrada”.

La filosofía impresa por Leonard, ingeniero asesor gracias al cual se formaliza y estructura la auditoria administrativa; se centra en que las estructuras administrativas siempre habrán de estar en alerta permanente para percibir los cambios que se dan en los negocios, la economía, las políticas y disposiciones gubernamentales, y en la sociedad en general, para adecuar la administración a ellos. Impacto que se captará por medio de un ordenado y riguroso proceso de evaluación, que incluye la medición de la calidad de las decisiones, denominado auditoria administrativa.

OBJETIVO

Verificar, evaluar y promover el cumplimiento y apego al correcto funcionamiento de las fases o elementos del proceso administrativo y lo que incide en ellos. Es su objetivo también el evaluar la calidad de la administración en su conjunto.

· Se combinan recursos humanos, naturales y económicos para crear una entidad con un fin determinado. Esta entidad forzosa y necesariamente requiere establecer bases administrativas (factores o elementos del proceso administrativo) que le servirán para comenzar a operar.
· Con esa plataforma administrativa se empieza a trabajar; es decir, a operar o generar operaciones.
· Esas operaciones se consignan –cuantitativamente- en la contabilidad.

En virtud de que el ciclo es perfectamente identificable en el proceso que lo compone, procede, entonces, identificar cada fase de este ciclo con el tipo de revisión a que es susceptible.

PROCESO ADMINISTRATIVO

Las fases del Proceso administrativo son:

Planeación: En esta base se busca predeterminar un curso de acción a seguir para lograr los objetivos establecidos. Esto implica:

· Fijar los resultados finales u objetivos
· Desarrollar estrategias que señalen como y cuando alcanzar los objetivos establecidos
· Determinar políticas que orienten a los gerentes en la toma de decisiones
· Establecer procedimientos a seguir

Organización: Esta función administrativa tiene por objeto asignar y relacionar a la gente dentro de la estructura orgánica para el logro efectivo de los objetivos establecidos. Esta fase exige la observancia de aspectos tales como:

· Definir las funciones y actividades necesarias para el logro efectivo de los objetivos
· Jerarquizar la autoridad de cada jefe en cada una de esas unidades orgánicas
· Definir cada puesto en cuanto a sus requerimientos

Dirección: Por medio de esta función se busca hacer que la gente emprenda acciones efectivas hacia el logro de los objetivos establecidos.

· Delegar autoridad, o sea, dar facultad para que otros decidan
· Motivar y persuadir al personal para que colabore y tome acciones efectivas
· Dar y recibir información necesaria para que la toma de decisiones se canalice al logro de los objetivos

Control: Es la función que busca asegurar que las realizaciones se conformen a los planes o normas establecidos. Al igual que las anteriores funciones administrativas, esta también requiere que se tengan presentes aspectos tales como los siguientes:

· Fijar normas o estándares que sirvan de base para evaluar las realizaciones
· Medir las realizaciones y compararlas con las normas o estándares establecidos, a fin de determinar cualquier posible desviación.
· Tomar las medidas necesarias preventivas para evitar que se vuelva a incurrir en las mismas
· Vigilar constantemente todos los sistemas de control, para que se evalúe su propio cumplimiento y mejoramiento.

METODOLOGIA

Plan de organización
Formular informes
Analizar la información
Recolectar información
Formular programas
Trabajos preliminares

En lo que se refiere a cómo debe hacerse, la Auditoria Administrativa se lleva a cabo en fases perfectamente definidas que van desde una serie de trabajos preliminares que dan las bases sobre el alcance de la auditoria, su propósito, etc., hasta el plan de reorganización que indica los cambios que se establecerán y conducirán a eliminar deficiencias, mejorar métodos, procedimientos y sistemas y en general para lograr eficiencias administrativas.
 
LEVANTANTAMIENTO DE INFORMACION

La recolección de la información de be hacerse por los medios adecuados, de manera que el auditor obtenga datos claros, completos y suficientemente detallados para integrar la red de información en que habrá de fundamentar su estudio. Los principales medios de que puede valerse son los siguientes:

· Inspección y Observación: Cuando se necesite información acerca de las instalaciones se las planta, las oficinas, arreglo físico de los almacenes, etc., el auditor debe inspeccionarlos personalmente tomando nota de todos aquellos hechos relevantes y necesarios para su estudio.

· Revisión de documentos y archivos: El auditor obtendrá valiosa información de documentos, formas, manuales y circulares aplicables al caso en estudio. El auditor debe pedir copias de la información documentada que necesite, obtener juegos de cada forma en uso y tomar datos relativos al orden que siguen los diferentes trámites y procedimientos.

· Entrevistas: Tiene por objeto obtener información de las personas enteradas de la situación vigente y de los problemas que se estudian. Sirve para confirmar y aclarar la información obtenida por otros medios.

· Cuestionarios: Sirven como guía para buscar contestación a interrogantes acerca del área en revisión. Las necesidades específicas y las circunstancias particulares del área bajo examen darán la pauta para formular los cuestionarios adecuados.

PREPARACION DE PAPELES DE TRABAJO

Todos los hechos debidamente comprobados y datos pertinentes habrán de registrarse en documentos.
Los papeles de trabajo consisten de registros de datos y material pertinente, tal como formas, estados, gráficas, informes, exhibiciones, programas, etc., recopilados o elaborados por el auditor en el curso de su trabajo.

Como el contenido y la uniformidad e los papeles e trabajo desempeñan u papel en la labor de la auditoria, hay que detenerse a planear su preparación y aspecto. Al término de cada trabajo y después de preparar y completar el informe, los papeles de trabajo, junto con el programa de la auditoria efectuada, así como cualquier otro material auxiliar, se colocarán en un archivo especial, en dónde quedarán a disposición de quien los necesite en el futuro.

VERIFICACION DE LA INFORMACION

El auditor debe integrar los datos que ha recopilado aisladamente de manera que tenga la secuencia operativa y cronológica de las operaciones, para no llegar a resultados equivocados debido a información igualmente equivocada. Es necesario llevar a cabo una verificación de los datos que se estén obteniendo, y para eso se debe pedir al mismo personal que proporcionó la información que ayude al auditor a evaluar la exactitud de los datos, antes de que sean registrados en definitiva y analizados posteriormente.

EVALUACION

Una vez la información recolectada y debidamente registrada, ya tenemos los elementos necesarios para evaluar los hechos allí plasmados: es decir entramos a la fase del análisis, cuya formula es fragmentar el área sujeta a estudio en porciones menores que presenten los hechos más relevantes y que por naturaleza son determinantes para llevar a cabo cualquier mejora.
En esta fase de la auditoria es en dónde el auditor verdaderamente justifica su habilidad como tal, pues ésta depende de la habilidad para analizar. La característica principal de esta fase de evaluación es que el auditor debe presentar una mente abierta y libre de prejuicios, y debe estar decidido a descubrir cómo puede lograr mejoras.

El auditor debe llevar a cabo su estudio en forma lógica determinando el propósito, buscando relaciones, verificando los diferentes pasos que siga el área bajo estudio, con el objeto de tener una clara comprensión de los que es sujeto de análisis y pensando que el objetivo de la Auditoria administrativa es eliminar pérdidas y deficiencias, mejorar los sistemas, mejorar los medios de control, desarrollar mejor al personal, utilizar mejor los recursos.

DIAGNOSTICO O INFORME

Una vez que se ha terminado la auditoria y ya se tiene una visión completa de los que se ha examinado, llegamos a la etapa de formular y presentar el informe; el cual se convierte así, en una guía para mejorar la administración de una empresa. El informe estará informando la actual situación administrativa de un negocio y las posibilidades de lograr superarla, ya que presentara todos aquellos hechos relevantes que tienen efectos en las prácticas administrativas.

Por otra parte el propio informe de la auditoria administrativa mostrará a quienes lo lean, la calidad, el alcance y desarrollo del trabajo de quienes ejecutaron dicha auditoria. Esto mismo exige que el informe revista, presentación, un claro y completo contenido de lo que se informa y oportuna presentación, pata que la administración de la empresa tome las medidas inmediatas que en el mismo sugieran, claro está que bajo la supervisión de los propios auditores.

En la formulación del informe es importante pensar en quienes van a recibirlo, para así diseñarlo en la forma en que sea fácilmente comprensible. El diseño y contenido del informe pueden variar de empresa a empresa, según el tipo de auditoria, su propósito, las fallas encontradas y las medidas y sugerencias propuestas; no obstantes, los puntos principales de debe contener un informe, para poder calificarlo de completo, son los siguientes:

Propósito de la auditoria
Hechos relevantes a nivel de empresa
Hechos relevantes de cada departamento o sección
Recomendaciones
Conclusiones
Anexos

SEGUIMIENTO
La finalidad principal del seguimiento a la auditoria es completar cualquiera de los aspectos que figuren en las recomendaciones sugeridas en el informe y sobre los cuales no se haya hecho algo. En algunos casos, el auditor podrá encontrar necesario vigilar y comprobar la realización de sus recomendaciones, ayudar a planear nuevas formas o procedimientos, contribuir a hacer más fluida la producción, etc.

El valor del seguimiento puede aquilatarse de varios modos. El primero, es que es importante para trabajadores y supervisores saber que una persona está específicamente autorizada y es responsable de comprobar y urgir de que se actúe respecto a las recomendaciones que puedan directa o indirectamente beneficiarles en forma personal.
En segundo lugar, el ejecutivo principal y los jefes de departamento reciben beneficios de que se siga un programa sistemático de observación para hacer que se lleven a cabo las recomendaciones del informe, pues si se actúa positivamente en cuanto a las mismas, podría aligerarse la función de dichos funcionarios.

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